CPPI augmente productivité & précision 3x avec flux de coûts simplifiés

Remarque : Nous avons mis à jour les noms de nos produits depuis la publication de cet article. Autodesk Construction Cloud s’appelle désormais Autodesk Forma et Autodesk Build s’appelle désormais Forma Build.

Fondée en 1968, Charles Perry Partners, Inc. (CPPI) est un maître d'œuvre qui se concentre sur la construction dans les secteurs institutionnel et commercial. Avec un engagement envers la qualité et l’établissement de relations durables au sein de la communauté, CPPI s’est donné pour mission de construire des projets meilleurs, plus rapides et plus durables. Utilisateurs de longue date de BIM 360, CPPI a migré vers Autodesk Build, qui fait partie d’Autodesk Construction Cloud, pour mieux connecter les flux de travail et unifier les données tout au long du cycle de vie du projet. En date de juillet 2023, CPPI a utilisé Autodesk Build pour gérer plus de 380 projets, ce qui lui a permis de livrer des projets de haute qualité tout en maximisant sa rentabilité.

CPPI adopte une approche stratégique pour la mise en œuvre de nouvelles technologies, en évaluant les logiciels en fonction de trois piliers : la productivité, la rentabilité et la performance. La gestion des coûts jouant un rôle important dans la réussite d’un projet, CPPI a adopté BIM 360 au début de 2018 pour éliminer les multiples méthodes de gestion des coûts et comprendre l’impact des changements sur le résultat net d’un projet.

Avec la sortie d’Autodesk Build en novembre 2020, CPPI a migré de BIM 360 vers Autodesk Build pour bénéficier des fonctionnalités avancées du nouveau produit, qui réunit le meilleur de BIM 360 et de PlanGrid, tout en ajoutant de nouvelles fonctionnalités.

« Avec la mise en œuvre d’Autodesk Build, nous avons pu centraliser, connecter et suivre toutes les activités de gestion des coûts, en agissant conformément à notre vision de ne toucher les données qu’une seule fois. » Cette fonctionnalité élimine les erreurs humaines lors de la saisie manuelle des données, tout en offrant une meilleure visibilité sur l’historique des éléments de coût spécifiques. » – Brad Buckles, directeur de la technologie

CPPI a adopté une approche progressive pour l’utilisation du module de gestion des coûts dans Build. Tout d’abord, ils ont intégré Build à leur système ERP, SAGE 300 CRE, et ont déployé les fonctionnalités de budget, de gestion du changement et de contrat. Ensuite, ils ont ajouté des demandes de paiement. Enfin, ils ont appliqué les leçons tirées de l’utilisation de ces capacités pour optimiser les processus et affiner les Workflows.

Tout au long du processus, ils ont formé leurs équipes internes et leurs partenaires externes à l’utilisation de Build pour gagner en efficacité et accroître la collaboration à l’aide d’un système intégré. Aujourd’hui, plus de 4 600 utilisateurs actifs et environ 2 000 entreprises partenaires collaborent sur Autodesk Build.

Les projets prennent de l’ampleur, les budgets sont de plus en plus serrés et les calendriers sont de plus en plus courts, ce qui complique la gestion des coûts liés aux projets et des attentes des propriétaires.

« Si vous ne disposez pas d’un système de données connecté, c’est presque comme si vous preniez une boule de spaghettis, que vous la jetiez sur papier et que vous examiniez vos processus. » Il peut être tragique de l’entretenir. Autodesk Build comble cette lacune tout en accélérant le processus de prise de décision », déclare Brad.

Avec Build, CPPI peut gérer les activités de gestion des coûts dans le même environnement que les tâches de gestion de projet et de gestion sur site. En connectant ces Workflows, CPPI peut réduire la perte de données, capturer l’origine des changements et accroître l’accès aux informations critiques entre les parties prenantes du projet.

« La combinaison de nos Workflows de gestion de projet et de gestion des coûts dans Build crée une meilleure visibilité sur les données de projet », explique Brad. « Grâce à nos données dans un environnement unique, nous pouvons facilement tracer une demande d’avenant jusqu’à un problème qui a été converti en DI, et ainsi de suite. » Cette visibilité nous permet de comprendre la genèse d’une demande d’avenant et son impact sur la portée du projet. »

Une fois les données connectées et présentées, les chefs de projet qui rejoignent ou quittent un projet peuvent facilement suivre la piste pour comprendre les événements liés aux coûts survenus durant le projet. Cette fonction réduit les risques et permet aux chefs de projet de garder le contrôle et de gérer tous les éléments liés aux coûts.

En plus de comprendre le « comment et le pourquoi » d’un événement lié aux coûts, l’intégration entre le système comptable de CPPI, Sage 300 CRE et Build a permis d’accroître l’efficacité opérationnelle, de réduire les erreurs sur les projets et de donner accès à des données en temps réel. Grâce à la circulation automatique des informations entre les opérations et la comptabilité, les équipes peuvent être plus proactives dans l’établissement de rapports et la gestion des éléments liés aux coûts. De plus, CPPI pourrait personnaliser l’intégration pour prendre en charge sa méthode de travail actuelle au lieu de bouleverser son processus.

Par exemple, avec l’intégration de Build et de Sage 300 CRE, CPPI peut suivre les coûts réels payés à ses sous-traitants ou partenaires et voir ces coûts intégrés dans Build. Ces informations à jour sur les coûts d’un projet permettent à l’équipe de prendre des décisions détaillées et opportunes, éliminant ainsi le temps passé à attendre un rapport de la comptabilité.

L’intégration entre SAGE 300 CRE et Build a permis à CPPI de concrétiser sa vision de ne saisir les données qu’une seule fois, tout en augmentant l’efficacité opérationnelle. Grâce au succès de ce nouveau processus, les chefs de projet peuvent désormais saisir des données trois fois plus rapidement qu’auparavant.

En centralisant et en connectant les données dans Build, les équipes de CPPI peuvent travailler en toute confiance, car elles savent où elles en sont financièrement sur un projet à un moment donné. Et avec l’historique de CPPI en matière de gestion efficace de son budget et de sa planification, ils peuvent désormais agir en toute connaissance de cause pour identifier un écart de coût susceptible de provoquer des retards ou des dépassements de coûts sur le projet.

Brad a déclaré : « Nous avions un plan de coûts déséquilibré et nous ne savions pas d’où provenait le problème. » Mais en examinant le journal des activités dans Build, nous avons rapidement identifié la cause du problème, à savoir une valeur accidentellement modifiée dans le code de coût. Sans le journal des activités, cela aurait été comme chercher une aiguille dans une botte de foin, ce qui aurait fait perdre du temps et des ressources précieuses à l’équipe. »

Avec Build à la barre, CPPI a livré 97,8 % de ses projets dans les délais et le respect du budget. Grâce à son intégration ERP, CPPI peut voir en temps réel les paiements effectués aux sous-traitants pour suivre l’évolution par rapport au budget global. Cela permet à CPPI d’entretenir de bonnes relations avec ses sous-traitants et les propriétaires, car ils peuvent suivre en continu l’état du projet.