4 bonnes pratiques pour la transformation numérique des administrations

• Bien que les administrations soient traditionnellement lentes à adopter les outils numériques, de nombreuses agences le font pour améliorer leur efficacité et réaliser des économies.
• Les meilleures pratiques en matière de transformation numérique permettent de connecter les régions et les équipes éloignées, ce qui leur assure de suivre l'évolution des projets et des normes technologiques.
• La fidélité numérique augmente lorsque la phase de construction est incluse dans le processus ; les programmes pilotes peuvent aider à accélérer l'adoption et le changement de culture.

Pensez aux postes budgétaires typiques de la construction d'infrastructures et de transports en commun : béton, asphalte, barres d'armature et papier. Jesus Sandoval, ingénieur de liaison pour la construction au ministère des Transports du Nouveau-Mexique (NMDOT), prévoyait un budget de près de 8300 euros par projet de construction rien que pour le papier. « Nous avions l'habitude d'apporter des palettes de plans pour les distribuer aux bureaux de projet, aux ingénieurs et aux entrepreneurs », explique-t-il. « C'est beaucoup d'argent pour un seul projet. » 

Cet exemple illustre la lenteur de la transformation numérique des administrations. Pourtant, le NMDOT et d'autres services de transport en commun, pourtant tournées vers l'avenir, considèrent de plus en plus l'efficacité numérique comme un moyen de maximiser l'argent public. Ils passent à la gestion numérique des projets de construction et d'entretien. 

Ces changements ont été accélérés par la pandémie, qui a incité les ministères des Transports des États à dépasser leur méfiance à l'égard du travail à distance et de ses protocoles de sécurité. « La COVID-19 les a obligés à sortir de leur zone de confort », explique Priscilla Benavides, ingénieure en support technique au NMDOT. « Ils ont réussi à installer ceux qui pouvaient travailler à domicile et à les relier aux serveurs. » En conséquence, les équipes connectées conçoivent et modélisent en 3D avec une efficacité accrue.

Une poignée de programmes nationaux du ministère des Transports ont encouragé le passage au numérique, en le finançant au niveau des États. Every Day Counts, de la Federal Highway Administration (FHA), identifie les nouveaux processus de transport aux niveaux local et étatique, les diffuse aux autres agences de transport de l'État et fixe des objectifs d'adoption. Les State Transportation Innovation Councils (STIC) mettent en œuvre des innovations dans le domaine des transports en commun en réunissant des agences publiques locales, des responsables du ministère des Transports de l'État, des entreprises et des universités. Le programme dispose d'un soutien budgétaire spécifique, pouvant dépasser les 9000 euros par an pour normaliser les innovations.

M. Sandoval et d'autres dirigeants du ministère des Transports américain révèlent quatre bonnes pratiques d’utilisation pour une construction fondée sur des données et gérée par des données, afin que l’ensemble des collaborateurs reste connecté.

1. Utiliser des outils numériques pour la collaboration en équipe

Les départements des transports des États travaillent généralement sur des dizaines de projets en même temps, avec des entrepreneurs, des sous-traitants et des municipalités couvrant des centaines ou des milliers de kilomètres carrés. Tenir tout le monde informé représente un effort logistique considérable.

« Au Nouveau-Mexique, les projets se déroulent principalement dans des zones rurales », explique M. Sandoval. « Un inspecteur qui doit retourner au bureau pour rédiger un rapport de travail quotidien peut perdre jusqu'à une heure de trajet aller-retour. Grâce à Build d'Autodesk Construction Cloud, une application de gestion de projet intégrée à AutoCAD et Revit utilisée pour la gestion des autorisations, les outils de marquage et la résolution des demandes d'information, les inspecteurs réduisent leur temps de travail au bureau et passent plus de temps sur le terrain. »

« Nous voulons qu'ils soient plus présents sur leurs chantiers », explique Dakota Clifford, ingénieur civil au ministère des Transports de Virginie (VDOT). « Nous souhaitons que nos ingénieurs fassent de l'ingénierie et que nos inspecteurs fassent de l'inspection. C'est l'objectif final de ce programme : minimiser la charge administrative qui pèse sur nos utilisateurs. » Les systèmes de gestion des documents du VDOT relient les entrepreneurs à l'État pour examen, ce qui simplifie les processus de travail grâce au cloud.

2. Exploiter la technologie là où elle se trouve

Lors de l'adoption de nouvelles plateformes technologiques, M. Clifford recommande vivement aux ministères des Transports d'adapter leurs besoins aux technologies existantes, plutôt que de développer des produits personnalisés à créer entièrement ou ajouter des plateformes plus anciennes et obsolètes.

« Lorsque nous nous intéressons à la technologie, nous veillons à modifier le processus et à utiliser autant que possible des logiciels prêts à l'emploi », explique M. Clifford. Au lieu de concevoir des logiciels archaïques et personnalisés autour de ses processus, le NMDOT utilise la technologie existante grâce à des solutions conçues à cet effet. Cette approche se traduit par un produit mieux supporté, incitant le personnel à se rapprocher des normes de l'industrie. « Nous essayons de nous adapter à leur processus au lieu de personnaliser le logiciel au point qu'il ne fonctionne plus correctement », explique-t-il.

3. Utiliser des outils numériques pour la fidélité des données

Les ingénieurs et les architectes sont de plus en plus à l'aise avec la conception numérique, qui, malheureusement, ne s'étend pas à la phase de construction. Ce décalage peut compromettre la fidélité entre le modèle numérique et l'ouvrage construit, ce qui entraîne une perte de temps et d'argent.

« Vous réalisez la conception avec toute l'intelligence, toutes les données de ce que nous construisons, et ensuite, nous ne l'utilisons plus, car nous ne connectons pas la construction », déclare Andrew Pangallo, directeur de la construction de grands projets au ministère des Transports de l'Indiana (INDOT). « Nous ne disposons pas de plateforme pour connecter les données. Nous la transmettons, et il y a immédiatement une baisse de l'intelligence et de la fidélité. Le facteur humain laisse inévitablement place à l'erreur. »

La communication est la clé de la fidélité des données, car elle permet à toute l'équipe d'avoir une vision transparente du flux de travail. « Il faut trouver des manières de réduire les moyens de communication traditionnels », explique M. Pangallo. « Lorsque l'on voit circuler les pièces jointes des courriers électroniques, il n'est pas toujours évident de savoir s'il s'agit de la version la plus récente. Cela réduit l'incertitude et le risque d'erreur. »

4. Mettre en place un processus pilote pour les nouvelles technologies 

L'adoption de nouvelles technologies implique de nouveaux processus, de nouvelles hiérarchies et de nouvelles relations. En résumé, un changement de culture. Le VDOT de Clifford a mis au point un processus pilote en quatre étapes pour intégrer les nouvelles plateformes numériques dans la culture des administrations.

La première étape consiste à tester la nouvelle technologie sur le terrain. M. Clifford explique que lors des premières étapes, le VDOT teste des utilisateurs ayant différents niveaux de connaissances technologiques afin de s'assurer que le système fonctionne pour tous. L'étape suivante consiste à développer les meilleures pratiques et l'expertise des utilisateurs, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'administration centrale. Une fois que les ministères des Transports ont compris ce qui fonctionne, ils peuvent fixer des normes pour une utilisation plus large. « Si l'idée vient de moi du bureau central, elle n'a qu'une portée limitée », explique-t-il. « En revanche, si elles émanent de nos utilisateurs sur le terrain qui inspectent les projets, elles ont beaucoup plus de poids. »

La troisième étape est l'évaluation de la valeur, qui comprend une analyse formelle du retour sur investissement et des mesures, telles que des enquêtes sur l'expérience des utilisateurs. « Nous aimons insister sur le fait qu'il faut trois ou quatre clics pour accéder à n'importe quelle information au sein d'un système », explique M. Clifford. « S'il faut 1 000 pages de manuel de formation pour apprendre à utiliser quelque chose, nous avons déjà perdu la bataille. » La dernière étape consiste à étendre les outils à l'ensemble de l'État, avec des calendriers de déploiement et des procédures de formation détaillés. « Nous ne nous contentons pas de dire : "Voici l'outil, nous pensons qu'il est bien, essayez-le, et nous espérons qu'il fonctionnera” », précise-t-il. « Nous essayons vraiment de mettre tout le monde sur la voie de la réussite. »

Le VDOT a déployé son programme pilote d'inspections sur tablettes dans 50 projets. Ces premières évaluations ont facilement justifié une adoption plus large. Les outils numériques ont permis de gagner près de quatre heures par semaine, ce qui a permis aux inspecteurs de passer ces quatre heures sur place. Ces gains d'efficacité ont généré un retour sur investissement estimé à 584 %, selon M. Clifford.

Dans le cadre d'un autre projet pilote réussi, le NMDOT a utilisé PlanGrid et une flotte d'Apple iPads pour apporter des améliorations à la chaussée, conformément à la loi sur les Américains handicapés, à Artesia, au Nouveau-Mexique. Le NMDOT a terminé ses travaux quinze jours plus tôt et a économisé près de 18 400 euros, en dépensant uniquement 10 100 euros en frais initiaux de licence et de matériel.

« Si nous appliquons ce système à l'échelle de l'État, les économies peuvent atteindre près de 69 000 euros par an et par bureau de projet », explique M. Sandoval. « Si nous étendons ce système à plus de 200 inspecteurs, nous pourrons économiser près de quatre millions d'euros lors des prochaines années. »

Le processus pilote peut également apaiser les craintes liées à l'adoption de la technologie. « La technologie ne remplace pas le personnel », explique M. Clifford. « Elle les soutient et les aide à mieux faire leur travail. Je n'ai pas besoin de techniciens capables de remplir les cellules d'une feuille de calcul, j'ai besoin d'inspecteurs capables de me dire ce qui est fait correctement et ce qui ne l'est pas sur un chantier de construction. L'idée est de minimiser la charge administrative qui pèse sur les équipes et de leur permettre de faire leur travail plus efficacement. »