Formation professionnelle continue : justification et mode d’emploi

• Investir dans la formation des employés est un élément fondamental de toute entreprise, et les coûts impliqués sont faibles comparés à la fuite des salariés, des compétences et des opportunités.
• Les styles de programmes évoluent avec les nouvelles technologies et les modèles de travail hybride.
• En développant les compétences internes, on améliore la rétention, la productivité, les produits et les résultats financiers.

Globalement, les entreprises comprennent que pour s’acquitter de leurs tâches, leurs employés ont besoin de matériel informatique fiable, de vêtements de protection de haute qualité et de logiciels à jour. Cependant, beaucoup ne reconnaissent pas un autre maillon important de la chaîne : une formation efficace. Ces entreprises considèrent que les coûts de mise en œuvre de la formation des employés et du programme de développement sont incompatibles avec leurs objectifs stratégiques de long terme.

Et pourtant, les recherches montrent que pour retenir une main-d’œuvre épanouie et productive, il est important de la former. Selon une étude de Qualtrics, 20 % des employés qui ont volontairement quitté leur emploi l’ont fait à cause du manque d’opportunités de développement de carrière, notamment en formation ou en renforcement des compétences. Ce roulement coûte très cher aux entreprises. Selon certains experts, le coût de remplacement d’un salarié équivaut à six ou neuf mois de salaire de ce dernier.

Dans le domaine très compétitif de l’emploi, et compte tenu de l’accélération de la pénurie de main-d’œuvre, la formation et le développement des employés peuvent attirer et retenir les bons éléments. Les entreprises peuvent également se servir de la formation pour améliorer la performance de leurs employés, stimuler la productivité et améliorer leur culture, leur réputation et leurs revenus. Le coût de mise en œuvre de la formation continue est un faible prix à payer par rapport à la fuite globale des compétences, des employés et des opportunités manquées.

Pourquoi la formation continue est-elle importante ?

Les avancées technologiques, les changements dans les modalités de travail et l’évolution des stratégies révèlent les points sur lesquels les employeurs et les employés ne sont plus en phase, plutôt que l’inverse. Comment réconcilier cet écart ? Par l’évaluation des compétences et la formation. En effet, une formation efficace représente l’un des meilleurs moyens pour les chefs d’entreprise de créer une base de connaissances et d’améliorer les compétences professionnelles de leurs employés. Elle permet également aux responsables d’identifier exactement les connaissances et les capacités requises de chaque employé afin qu’il devienne plus productif et plus utile.

Lorsqu’une entreprise investit dans un système de formation organisé et efficace, elle assure aux employés une méthode d’apprentissage cohérente et systématique. En fin de compte, cela permet d’améliorer leurs compétences et leurs connaissances, de les préparer à de plus grandes responsabilités professionnelles (et éventuellement à des promotions) et de leur montrer qu’ils sont un élément précieux de l’entreprise.

De leur côté, les chefs d’entreprise récolteront les fruits de la formation des : des coûts de production moins élevés, moins de temps passé à corriger les erreurs et des organisations plus sûres et plus inclusives. En outre, les études montrent que les entreprises qui investissent dans leur main-d’œuvre constatent un roulement inférieur à celles dont les programmes de formation laissent à désirer.

Les employés sont plus susceptibles de rester lorsqu’ils ont le sentiment que leur entreprise investit dans ses effectifs, en leur offrant des possibilités de perfectionner leurs compétences et d’élargir leurs connaissances. Par ailleurs, le rapport Workplace Learning 2020 de LinkedIn Learning montre que certains employés ont plus de chances de participer à des formations si l’encadrement reconnaît leurs efforts. Et l’étude de Qualtrics révèle que la formation (ou l’absence de formation) est la raison pour laquelle les employés quittent volontairement leur emploi qui connaît la plus forte croissance, ce qui représente une augmentation de 117 % depuis 2013.

La bonne nouvelle est que les employeurs commencent à tenir compte des demandes de leurs employés voulant cibler et affiner leurs compétences. Selon l’édition 2021 du rapport Workplace Learning de LinkedIn Learning, le renforcement et l’acquisition des connaissances sont actuellement l’objectif numéro un des programmes d’apprentissage et de développement (L&D) des entreprises. (À la seconde place, on trouve un autre type de formation des employés : le leadership et le management). Les entreprises qui réduisent leurs investissements dans ces programmes ou qui n’en ont aucun vont se voir délaissées par une main-d’œuvre en pleine expansion et évolution.

Ne pas former les employés coûte cher 

Certaines entreprises, tous secteurs confondus, évoquent les coûts pour justifier l’absence de formation des employés et de programmes de développement. Cette attitude peut conduire à une perte de valeur de l’entreprise et des revenus potentiels.

Les employés que l’on ne forme pas sont malheureux 

Les employeurs et les entreprises doivent protéger leur « investissement », c’est-à-dire les personnes qu’elles ont recrutées. En moyenne, le coût de remplacement est de six à neuf mois de salaire, et c’est sans compter les répercussions sur le travail perdu tandis que d’autres employés doivent absorber les responsabilités de cette personne et y perdre en productivité. Cependant, pour retenir ses employés, il faut déployer beaucoup d’énergie à les dynamiser, à les faire se sentir utiles et soutenus.

C’est un investissement qui ne manquera pas de porter ses fruits: une étude américaine a révélé que dans une entreprise, le taux de rotation des employés est passé de 89,6 % à 56,7 % en un an, après l’établissement de programmes de formation dans tout l’établissement.

Il faut tenir compte que les employés qui ne sont pas heureux dans leur travail sont plus susceptibles de ne pas être performants et de commettre des erreurs. Ils risquent également de ne pas se soucier de la qualité et du produit de leur travail. En donnant à ses employés les ressources pour effectuer correctement leurs tâches et de se former sur les nouveautés dans leur domaine d’expertise, une entreprise peut compenser le temps et l’argent investi.

Qui dit manque de formation, dit faible valeur productive 

Lorsque les salariés ne savent pas comment utiliser correctement tous les outils à leur disposition, la qualité de leur travail est plus faible et de moindre valeur. Ils perdent plus de temps à cause des erreurs dues aux essais et l’entreprise perd des ressources sous la forme de matériaux gaspillés. Les clients sont souvent mécontents, et l’employé, qui se sent mal préparé et mal armé, risque de partir.

Les salariés que l’on ne forme pas sont inefficaces 

On constate un gaspillage supplémentaire de temps, d’argent et d’efforts lorsque les employés ne sont pas pleinement ou correctement formés pour exécuter leurs tâches. Une étude a révélé que la productivité était 23 % supérieure pour les employés formés par rapport aux employés non formés. Les salariés qui manquent de compétences adéquates mettront donc plus de temps à réaliser leurs tâches et sont susceptibles de présenter des problèmes de qualité dans leur travail. Les conséquences sur la réputation de l’entreprise pourraient s’avérer désastreuses si ce produit ou projet de qualité inférieure était transmis à des clients.

Des pertes de temps et d’argent imputées aux erreurs 

Tout travail refait à la suite d’une erreur commise par un employé non formé entraîne une perte de temps et de matériels. Dans le pire des cas, le produit inadapté est livré au client. En formant un employé, on empêche ainsi le gaspillage de produit et on protège la réputation de la marque auprès des clients. Preuve de cette affirmation, l’entreprise IBM déclare que la formation professionnelle est associée à des économies annuelles s’élevant à 63 000 €.

Une augmentation des frais divers 

Ces dépenses sont plus difficiles à suivre ou à attribuer aux salariés non formés. Par exemple, la création erronée d’un modèle d’impression 3D oblige la réimpression du fichier, soit une opération qui demande plus de temps pour corriger l’erreur, plus de matériel et du temps supplémentaire pour revérifier le travail.

En ne formant pas suffisamment ses salariés, on perd des clients 

Les employés non formés sont susceptibles de répercuter leurs erreurs sous la forme de produits incomplets ou inexacts. L’absence ou le manque de formation risque d’être perçu comme un reflet direct de la capacité de votre entreprise à organiser et gérer ses effectifs et sa marque. Dès que des clients prospectifs ou existants considèrent cela comme un aspect négatif pour une entreprise, ils vont voir ailleurs.

Les différents types de formation continue 

La formation continue efficace n’est pas une solution toute faite. Notre espace de travail se déplace de plus en plus vers le télétravail et la souplesse des horaires, et en conséquence, la définition de la meilleure formation réservée à ce type d’emploi semble évoluer elle aussi.

La formation en classe 

Ce type d’apprentissage traditionnel exige le regroupement des employés dans une salle avec des formateurs. Si ce modèle est efficace pour comptabiliser le temps passé à la formation, il n’est pas toujours adapté aux situations concrètes. Certains employés ont besoin d’une méthode de formation plus ciblée, qui soit disponible juste avant d’appréhender une nouvelle compétence ou d’utiliser une nouvelle machine.

Le mentorat 

Le coaching et le mentorat sont tous deux des méthodes efficaces de formation destinées aux employés qui intègrent l’entreprise, mais qui peuvent aussi être étendues pour inclure les personnes que vous souhaitez faire avancer dans votre structure. Dans ce style de formation, les employés moins expérimentés travaillent avec un superviseur ou un cadre supérieur de l’équipe, afin d’apprendre à maîtriser leurs tâches, à s’aligner sur leurs objectifs et à obtenir de meilleurs résultats.

Les simulations 

Les simulations et les jeux de rôle aident les employés à voir comment des scénarios potentiels peuvent se solder avant de les appliquer à leur vie professionnelle. Cette méthode d’apprentissage par procuration montre la marche à suivre, ou, chose plus importante, les choses à ne pas faire dans une situation semblable. On peut réaliser ces simulations dans le cadre d’un exercice individuel, d’une session de groupe en classe, ou d’une campagne de formation à distance en e-learning lors de laquelle les employés regardent des vidéos des simulations pour comprendre ce qu’on leur demande.

La formation en RV 

Dans le contexte croissant du télétravail, la réalité virtuelle (RV) commence à s’imposer comme une bonne solution de formation et de développement. La formation en RV sur le lieu de travail permet de stimuler l’expérience en classe ou sur le tas, et peut s’avérer particulièrement utile dans le domaine du BTP, de l’ingénierie et des soins de santé. InsiteVR, par exemple, est compatible avec Autodesk BIM 360, ce qui signifie que les professionnels de l’architecture, de l’ingénierie et du BTP peuvent entre autres collaborer sur des questions de conception ou organiser des visites virtuelles de sites.

Les vidéos 

Les vidéos de formation ne se limitent pas aux scénarios de jeux de rôle. Les entreprises peuvent se constituer un catalogue de vidéos destinées à leurs employés sous forme de modules obligatoires structurés ou, selon les besoins, pour l’apprentissage d’une compétence particulière. On peut mettre les vidéos à la disposition de tous les employés, y compris ceux en télétravail, ceux qui sont sur des chantiers, ou quiconque ne travaillant pas dans un bureau traditionnel en dur. Elles ont la capacité de généraliser la formation à toute la main-d’œuvre.

Les documents à lire 

Certains employés préfèrent se former à leur rythme ou suivant leurs besoins. Les documents à lire, qui représentent une forme classique de formation et de renforcement des compétences, se prêtent à diverses utilisations et sont bénéfiques. Les employés peuvent les utiliser n’importe où, à condition que les fichiers ou les ouvrages soient facilement accessibles.

Les quiz 

Afin de s’assurer que leurs employés soient investis dans la formation continue qu’ils reçoivent, certaines entreprises choisissent de mesurer la compréhension ou la rétention au moyen de quiz. Ces derniers sont parfois intercalés entre des volets de formation par vidéo ou bien après des instructions dans une salle de classe.

Les résultats de ces quiz peuvent renforcer la formation du moment et vous permettent d’évaluer si le niveau de compréhension de telle ou telle compétence a été suffisamment acquis, ce qui renseignera vos plans de formation ultérieurs.

L’apprentissage intégré 

Les logiciels comme Fusion 360 d’Autodesk, sont conçus pour « apprendre » la façon dont vous travaillez pour ensuite mettre en œuvre une formation à chaud en vue de vous aider à maîtriser les compétences et les programmes que vous utilisez chaque jour. Ces programmes peuvent renforcer d’autres types de formation ou bien être utilisés de manière autonome.

Les autres types de formation continue 

Au fur et à mesure que les entreprises trouvent de nouveaux moyens plus efficaces de travailler avec leurs effectifs, la formation continue évolue. À la suite de la pandémie de COVID-19, un grand nombre d’entreprises se sont mises aux visioconférences, webinaires et forums en ligne pour la remise d’instructions. La formation entre pairs demeure importante pour l’intégration de nouveaux employés ou la préparation des employés existants à une promotion. Le meilleur type de formation continue est toutefois celui qui répond aux besoins d’instruction et de formation de l’entreprise tout en respectant les préférences de l’employé.

15 avantages de la formation continue 

La formation et le développement des employés sont porteurs des bénéfices pour les entreprises. Voici quelques exemples de résultats potentiels qu’une formation continue efficace peut générer lorsqu’elle est mise en œuvre et est régulièrement renouvelée.

1. Se maintenir au courant de l’évolution du secteur et des avancées technologiques

Les programmes de formation continue peuvent aider les employés à renforcer régulièrement leurs compétences de base et à améliorer leurs connaissances de manière à rester productifs, investis et compétents. Au-delà du jargon et des acronymes, ces mises à jour s’étendent aux nouvelles technologies et innovations, tout comme aux dernières normes en matière de lutte contre le harcèlement ou de détection des menaces à la cybersécurité.

2. Réviser les politiques de l’entreprise 

De la même manière que les technologies évoluent, les normes et les missions de l’entreprise sont elles aussi, amenées à changer. L’un des meilleurs moyens de communiquer ces politiques passe par la mise en conformité au moyen de la formation et de l’éducation. Lorsque chacun s’aligne aux valeurs de l’entreprise, les employés se sentent plus soudés entre eux et vis-à-vis de l’entreprise. Tout cela crée la fidélité et la confiance, deux notions qui sont particulièrement importantes aux employés de la génération Y, ou à ceux de la génération Z, qui a tendance à vouloir travailler dans des entreprises qui reflètent ses valeurs.

3. Développer les compétences non techniques

Le rapport 2020 du Work Institute a constaté que les salariés considèrent les compétences non techniques (qui incluent la communication, la résolution de problèmes, la gestion du temps et la prise de décision) comme critiques à leur carrière pour les trois années à venir, surpassant même les compétences techniques. Cette observation donne aux entreprises l’occasion d’aider leurs employés à se développer dans les domaines qui leur importent, ce qui à terme sera bénéfique à l’entreprise.

4. L’amélioration de la transition vers le télétravail  

Au cours de ces trois dernières années, le passage au télétravail ou travail hybride a été vertigineux. Un sondage européen de 2022 révèle qu’en moyenne 44,6 % des actifs européens télétravaillaient à plein temps ou à temps partiel, et 13 % déclarent qu’ils resteraient en télétravail si on leur proposait de le faire. La formation continue peut servir à donner aux employés un accès efficace à de nouveaux outils, à introduire des ressources et des processus sans besoin de regrouper physiquement les personnes au même endroit.

5. Collaborer plus efficacement

Le travail d’équipe et la communication sont essentiels aux entreprises, et pourtant, il n’est pas toujours facile d’encourager ces comportements. Grâce à la formation, notamment les jeux de rôle et les scénarios, les employés peuvent apprendre à être plus ouverts et à mieux communiquer avec leurs collègues, leurs responsables et les clients. En donnant l’occasion aux employés de pratiquer ces compétences, vous facilitez leur déploiement, y compris chez ceux qui n’ont pas tendance à agir de cette manière naturellement.

6. Augmenter la qualité des produits  

Les avantages de la formation continue vont au-delà de son impact sur vous et votre main-d’œuvre. L’entreprise IBM note (p. 7) que la satisfaction de la clientèle vis-à-vis des entreprises qui font appel aux technologies d’apprentissage est en hausse de 16 %. En effet, les employés exposés à des formations et au perfectionnement professionnel systématique et de grande qualité travaillent mieux et sont plus productifs. La clientèle note en outre ces différences par une amélioration du service et par des interactions plus efficaces.

7. Mieux gérer les tâches

La formation peut aider les employés à gérer leur temps, leurs outils et leurs tâches, sur le plan individuel et du groupe. Armés d’une meilleure compréhension des processus de l’entreprise et d’une meilleure connaissance des outils dont ils ont besoin, les employés sont mieux à même de réaliser leurs objectifs et leurs tâches.

8. Stimuler le moral 

Un employé préparé est un employé heureux. Lorsqu’on maîtrise une tâche et qu’on a confiance dans ses capacités et missions, cette confiance se reflète par une meilleure productivité et a un effet positif sur le moral.

9. La promotion en interne 

Les entreprises continuent de faire face à une pénurie de compétences. Au lieu de chercher sans cesse les employés qui correspondent aux exigences du marché de l’emploi, elles auraient beau jeu d’utiliser la formation continue pour acheminer leurs propres employés vers ces rôles importants. Cela, à son tour, entraînerait chez l’employé un sentiment de mobilisation et de soutien.

10. Augmenter la productivité  

Il est évident que les employés formés sont plus productifs que ceux qui ne le sont pas. La formation efficace donne aux collaborateurs les compétences et les connaissances nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions. Un employé qui n’a pas confiance en ses capacités voit sa performance ralentie et risque de moins bien s’adapter aux changements.

11. Uniformiser les processus de travail

La normalisation est un avantage stratégique pour les entreprises, surtout dans un climat de changement et d’incertitude perpétuels. Une communication claire concernant une tâche, ses tenants et aboutissants entraînera une meilleure continuité et de meilleurs résultats. Sachant que tous les membres d’une entreprise ont reçu une formation similaire, chacun peut comprendre les processus et s’acquitter de son travail sans besoin de réexpliquer sans cesse les notions de base.

12. Réduire la supervision 

La formation continue réduit le besoin de supervision excessive, même si bien sûr, elle ne l’élimine pas complètement. Les employés qui participent à des programmes de formation et de développement feront davantage confiance à leurs connaissances. Cette confiance se traduira par du travail compétent et fiable.

13. Diminuer le nombre d’accidents 

La sécurité est une priorité dans le BTP : en 2017, le BTP français comptabilisent 20 % de tous les accidents professionnels mortels. Une entreprise de BTP qui propose à ses ouvriers une formation et un développement solides prépare mieux sa main-d’œuvre à utiliser correctement les outils et machines des chantiers. Ce qui améliore la sécurité et le bien-être de tous ses employés.

14. Clarifier des objectifs et les résultats attendus  

L’expression « se mettre en phase » explique bien un des buts de la formation et du développement qui est d’établir des objectifs grâce à un plan bien défini afin d’exécuter les actions nécessaires pour y parvenir. En clarifiant les attentes de vos employés, vous comblerez les lacunes de communication et vous aborderez les sujets épineux.

15. Réduire le gaspillage 

Les taux élevés de correction des malfaçons sont le fléau des entreprises de construction, d’ingénierie et d’architecture. Cependant, les ouvriers munis d’une formation efficace apprennent à régler les problèmes et à les anticiper : ils font les bons choix économiques de matériaux, d’outils et d’équipements, réduisant ainsi les frais de construction et de reprise.

4 étapes pour mettre en œuvre un programme de formation continue  

La création d’un programme de formation continue peut apparaître comme une montagne infranchissable si votre entreprise ne possède pas de programme existant, ou si celui qu’elle a en place s’avère complètement inadapté. Vous n’êtes pas tous seuls : selon le cabinet-conseil McKinsey & Company, seuls 40 % des entreprises sont convaincues que leurs stratégies de formation sont alignées sur leurs objectifs stratégiques. Et pourtant, le coût de formation et le temps passé à développer ce programme valent vraiment la peine.

Si vous êtes prêts à investir dans la formation et à mettre en œuvre un programme de formation, voici comment vous y prendre :

1. Identifier vos besoins de formation 

Commencez par dresser la liste des compétences de base ou du renforcement de compétences dont vos employés ont besoin pour que votre entreprise réalise ses objectifs. Identifiez les indicateurs de performance spécifiques non atteints actuellement, puis décidez quel type de formation aiderait vos employés à réaliser ces objectifs.

Questions à se poser :

• Quel impact la formation continue et le développement doivent-ils avoir sur mon entreprise, selon moi ?
• À quelles pénuries de compétences dois-je remédier ?
• De quelle manière la performance des employés ralentit-elle la croissance ?

2. Créer un plan d’action   

C’est peut-être à ce niveau que vous aurez besoin de faire appel à des professionnels. Travaillez avec des experts de la formation continue pour choisir les méthodes d’apprentissage alignées sur les besoins et l’ambition de votre entreprise. Ces professionnels vous aideront à répartir votre investissement dans les bonnes catégories pour obtenir les résultats dont vous avez besoin.

Cela peut sembler laborieux, mais un grand nombre d’entreprises très compétentes sont à même de vous aider à surmonter cet obstacle. Parmi elles on citera les Centres de formation d’Autodesk, qui fournit un grand nombre de ressources, notamment des liens vers des consultants spécialisés dans la formation continue, et du matériel didactique de haute qualité et qui a fait ses preuves.

Questions à se poser :

• Quels types d’apprentissage correspondent à mon entreprise ?
• Combien d’heures/de jours de formation sont nécessaires ?
• Dois-je encourager les employés à renforcer leurs compétences, à se former à nouveau et à apprendre en dehors de mon programme de formation prescrit, par exemple la certification Autodesk ?

3. Instaurer les formations 

Donnez un aperçu des objectifs de la nouvelle formation à vos employés. N’oubliez pas qu’un grand nombre de collaborateurs verront cet investissement comme un atout dans leur travail. Demandez à vos employés un retour franc sur la qualité de la formation ou le type de formation que vous avez choisi. La formation ne sera valable que si elle est adaptée à vos salariés, par conséquent, leur approbation est essentielle.

4. Évaluer les résultats 

Il est essentiel de constater un retour sur investissement dans la formation. Certains résultats seront rapides, par exemple la formation basée sur la technologie qui peut montrer les résultats à des quiz ou à des scénarios pratiquement en temps réel. D’autres résultats seront plus longs à se faire sentir, comme l’augmentation de la productivité ou la réduction des coûts.

À nouveau, les professionnels de la formation continue vous aideront à évaluer si vos objectifs essentiels sont atteints. Vous pourrez travailler avec eux pour examiner les modules de formation, les remodeler et relancer des programmes qui aident votre entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux cette année et dans les années à venir.

Cet article a été mis à jour. Il a été publié à l’origine en septembre 2014.