사무실로의 복귀에 책상을 없애지 않아도 되는 6가지 이유

회사들이 사무실 근무로 돌아가는 것을 전략적으로 계획하게 되면서, 많은 산업 전반에 걸쳐 회사 경영자들이 사무실 책상의 반을 없애고자 하는 아이디어를 들었다. 간단한 방법처럼 들린다. 책상이 적어지는 것은 더 많은 공간이 생긴다는 의미이고, 그렇게 하면 사람들 간의 거리를 두는 것이 수월해질 것이다. 하지만 이로 인해 수백만 개의 책상들이 버려진다는 것도 의미한다. 이 책상들을 비롯한 기타 대량의 사무가구들을 어떻게 버릴 것인가?

버리지 말아야한다. 미래를 고려하지 않고 단기간의 문제만을 해결할 수 있는 나쁜 전략일 뿐이다. 쓰레기 매립지를 책상들로 채우는 것을 고심하는 대신에 다른 전략들에 주목해야한다. 사람들의 건물 유입을 관리하는 것부터, 실제로 몇 명의 사람들이 사무공간에 있는 것이 필요한지 결정하는 것이다.이 글에서 본인은 코로나바이러스 상황 이후 사무실로 복귀하기 시작하는 것이 무엇을 의미하는지, 그리고 당신이 비즈니스 경영자로서 어떻게 사람들을 다르게 행동하도록 돕고 회사의 모든 부분에서 복귀를 더 건강하고 더 나아지게 할 수 있을지 전반적인 설명을 하고자 한다.

1. 비즈니스는 유연성을 위해 기술을 활용할 수 있다

사용 가능한 기술로 이미 얼마나 많은 변화를 만들어왔는지 볼 수 있다. 실제로 하룻밤 만에 회사들은 사무실 중심의 근무 형태에서 재택근무로 바꿨다. 사무실에서의 회의는 화상 회의로, 실제 현장 방문이 가상 투어로 대체됐다. 클라우드 기반의 기술로 모든 근로자들이 원격 근무를 할 수 있게 됐다. 요컨대 “탄력성” 정신이 회사와 직원들로 하여금 기술을 선택하여 활용하게 했고, 비즈니스는 언제 어디에서나 진행될 수 있게 됐다. 가까운 미래와 먼 미래에 업무가 어떠할지 적응해가는 법을 배우면서, 무엇을 이미 보유하고 있는지, 그리고 사무공간으로 돌아가기 시작했을 때 그것을 어떻게 필요에 맞게 효과적으로 쓸 수 있을지 고려해야 한다. 항상 처음부터 다시 시작할 필요는 없다.

2. 제너레이티브 디자인이 공간의 재해석을 돕는다

책상들을 제거하는 것은 복잡한 문제에 대한 투박한 해결책일 뿐이며, 그 문제는 수레가 아니라 기술로 해결될 수 있다. 다른 인프라들은 차치하고도, 세계에는 수천만 개의 상업 건물들이 있다. 건축가들이 패러다임을 바꾸지 않는 이상 전통적인 방식을 사용하여 이 정도의 작업공간을 재설계할 수 있는 방법은 없다.

이것이 제너레이티브 디자인이 필요한 지점이다. 소프트웨어는 공간을 재해석하고 최적화하는 최상의 조건들을 자동화하여 코로나19로부터의 안전을 준수하는 기준들을 충족시킬 수 있다. 이는 책상과 책상 사이뿐만 아니라 일정 공간에서 사람과 공기의 수직 및 수평적 움직임들에까지 사회적 거리두기를 제공하는 것을 뜻한다. 또한 “뉴노멀”의 환경에서 사무실, 공항, 대학, 식당 등에서 필요로 하는 안전을 준수하는 환경으로의 빠른 전환을 가능하게 하는 수단을 구축해야 한다. 질병의 전염을 제한하기 위해 책상, 방, 동선의 달라진 배열로 빠른 실행력과 함께 복귀할 수 있는 능력은 미래 비즈니스를 더욱 탄력성 있게 만든다.

3. 현재의 재설계는 미래의 수요도 충족시켜야 한다

기술과 재설계 노력은 두 상황에 중점을 두어야 한다. 하나는 향후 6개월을 위한 것이고, 다른 하나는 또 한 번의 코로나19 대유행이나 기타 바이러스 상황을 위한 것인데, 이는 장차 2년, 5년 혹은 10년까지가 될 수 있다. 코로나19 상황이 지나간 후, 회사들은 모든 것이 거리두기 방식으로 구성된 상황으로 돌아갈 수도 있다는 가능성을 염두에 두고 계획을 세워야 한다. 이를 위해 사무공간이 어떻게 자연스럽게 기능하는지를 검토한 후, 더 좋은 결과를 위해 행동방식을 바꾸고 공간을 조정할 방법을 찾아야 한다.

예를 들어, 어떤 소프트웨어 프로그램은 학생들이 쉬러 나가거나 직원들이 건물 안으로 들어오는 광경을 시각화하기 위한 목적으로 군중과 사람들의 움직임을 시뮬레이션 할 것이다. 그들이 계단을 오르거나 엘리베이터를 타야 하는가? 어떤 그룹의 사람들이 언제 움직이는가? 사람들 사이의 근접 대면과 복도의 혼잡함을 피하기 위한 이동을 구성하고 다양한 그룹의 사람들이 도착하는 시간을 분류하는 작업이 필요할 것이다.

“사람들이 거니는 인도는 사회적 거리두기를 염두에 두고 설계되지 않았다. 사람들이 서로 안전하게 지나가기 위해서는 인도가 더 넓어져야 한다. 혹은, 모두가 어느 한 방향으로 지나가게 하기 위해 새로운 이동 계획이 필요하다.”

이는 건축가들에게 독특한 도전과제를 안겨줄 것이다. 하나의 공간이 현재와 같은 위기의 상황과 정상적인 상황이라는 두 개의 역할을 수행해야 하기 때문이다. 이러한 도전과제를 극복하는 것은 경영자들이 다가올 상황에 준비할 수 있도록 하여, 회사의 모든 면에서 안전하고 신뢰할 수 있는 근무 상황으로 즉시 전환할 수 있도록 해준다.

4. 영구 재택근무도 실제 고려되고 있다

사회적 거리두기와 이동을 준수하기 위해 비즈니스에서 단 25%의 직원들만 사무실 근무가 필요할 것이라고 전망된다. 본인은 모든 직원들이 사무실로 복귀할 필요는 없다고 생각하는 경영자들을 보고 있다. 이러한 현상이 역사적으로 직원들의 원격근무를 반대하던 전통적인 산업에서도 나타나고 있다. 그 예 중 하나가 법률사무소들이다. 법률사무소들이 장차 사무실을 주로 회의나 고객들을 대면하는 모임을 위한 장소로 생각하게 될 것이라고 전해 들었다. 그러면 (대중교통을 피하고 출퇴근 시간을 절약하는 효과도 볼 수 있으면서) 원격으로 일하는 직원들의 책상이 필요하지 않을 것이다. 사무실이 회의실이나 고객 브리핑 센터로 변하는 것이다.

이는 많은 회사들에 큰 변화를 시사한다. 미국에서는 직원들이 적어도 종종 재택근무를 하는 것이 지극히 정상이다. 사흘은 사무실에서, 이틀은 집에서 근무를 하는 일과가 보편적이다. 하지만 일본을 비롯한 다른 나라들을 보면 모두가 매일 사무실로 출근한다. 이러한 나라들과 환경에서는 재택근무를 시행하는 것이 매우 힘들 것이다. 모든 사람을 위한 최상의 해결책을 만들기 위해 경영자와 회사 관리자가 적극적으로 고려해 보아야 할 것이다.

5. 공유공간이 재고될 시기다

커다란 사무실과 칸막이들의 시대는 이제 끝이 났다. 적어도 지금으로서는 그렇다. 하지만 이 외에도 공유공간은 존재한다. 사람들이 거니는 인도는 사회적 거리두기를 염두에 두고 설계되지 않았다. 사람들이 서로 안전하게 지나가기 위해서는 인도가 더 넓어져야 한다. 혹은 모두가 어느 한 방향으로 지나가게 하기 위해 새로운 이동 계획이 필요하다. 대중교통 시스템과 교통 중심지들은 계속해서 사람들이 불안해하는 지점으로 평가되고 있다. 거리두기 계획의 부재로 인한 바이러스 감염 위험을 두려워하기 때문이다. 경영자들이 건물 내부를 생각할 때 건물로 이어지는 공간들도 고려하여 직원들이 사무실로 돌아올 때 똑같이 안전하게 만들어야 한다.

6. 미래 개발이 공간을 더욱 안전하게 만든다

오토데스크가 건강과 안전을 위해 사무실을 재설계하고 있는 바로 이 시점에 전 세계 브랜드들도 우리가 예측하는 것보다도 더 안전한 미래 사무공간을 만들 기술을 상상하고 창조하고 있었다. 그 예를 밝히는 것은 아직 이르지만, 상상도 못했던 방식으로 사람과 사무실 구성요소들을 위생 처리하는 발명품을 개발하고 있는 회사들을 알고 있다. 청소에 드론이나 로봇을 이용하는 것을 생각중인 회사들도 있다.

기술과 상상력의 결합으로 산업이 하룻밤 사이에 대면 근무에서 네트워크상의 근무로 바뀐 만큼, 당신의 사무 공간과 환경도 이러한 근무자들만큼 유연해질 수 있다. 그것이 바로 탄력성의 핵심이며, 이는 회사들이 코로나19를 비롯한 그 이상의 무엇이 닥치든 해결할 수 있게 해줄 것이다.