¿Transformación digital de la Administración? 4 prácticas demuestran que es posible
- Si bien las Administraciones públicas tardan normalmente en adoptar las herramientas digitales, muchos organismos lo están haciendo para mejorar su eficiencia y ahorrar costos.
- El uso de prácticas recomendadas para la transformación digital de la Administración puede servir de ayuda para conectar áreas remotas y equipos, de manera que sean capaces de mantener el ritmo cada vez más acelerado de los proyectos y la tecnología.
- La fidelidad de los datos aumenta cuando la construcción se integra en el proceso; los programas piloto pueden contribuir a acelerar la adopción y el cambio cultural.
Consideremos las partidas presupuestarias típicas en la construcción de infraestructuras para el transporte: hormigón, asfalto, acero corrugado… y papel. Mucho papel. Jesús Sandoval, ingeniero supervisor en proyectos de construcción para el Departamento de Transporte de Nuevo México (NMDOT, por sus siglas en inglés), presupuestaba 9000 dólares por proyecto solo para papel. Según comenta: “Solíamos traer palés enteros con juegos de planos para repartirlos entre las oficinas, los ingenieros y los contratistas involucrados. Es un montón de dinero solo para un proyecto”.
Este ejemplo ilustra lo lenta que ha sido la transformación digital en las Administraciones públicas, pero los estereotipos no cuentan toda la historia. El NMDOT y otros organismos encargados del tránsito con visión de futuro ven cada vez más en la eficiencia digital una forma de aprovechar al máximo el dinero público, y están promoviendo la transición a un modelo de gestión informatizado para sus proyectos de construcción y mantenimiento.
Estos cambios se vieron acelerados por el COVID-19, que hizo que las distintas agencias estatales responsables del transporte (DOT, por sus siglas en inglés) superaran su recelo hacia el trabajo a distancia y sus protocolos de seguridad. “El COVID las obligó a salir de su zona de confort —afirma Priscilla Benavides, ingeniera de asistencia técnica en el NMDOT—. Consiguieron que todos los que podían trabajar desde sus casas se conectaran a los servidores desde allí”. Esto ha posibilitado una mayor eficiencia en el diseño y modelado en 3D a cargo de equipos conectados.
En Estados Unidos, una serie de programas nacionales, financiados a nivel estatal, ha fomentado el cambio hacia lo digital. Every Day Counts, un programa de la Administración Federal de Carreteras (Federal Highway Administration, FHWA), identifica nuevos procesos en materia de transporte en los niveles estatal y local, los difunde a otras agencias estatales responsables del tránsito y fija objetivos para su adopción. Los Consejos Estatales en pro de la Innovación en el Transporte (State Transportation Innovation Councils, STIC), por su parte, ponen en práctica nuevas ideas relacionadas con el transporte público, para lo cual convocan a organismos públicos locales, a responsables de los distintos DOT estatales y a representantes del sector y del mundo académico. El programa cuenta con un apoyo presupuestario específico de hasta 100 000 dólares anuales para normalizar las innovaciones.
A continuación, Sandoval y responsables de otros DOT estatales exponen cuatro prácticas recomendadas para la construcción de infraestructuras de transporte. Dichas prácticas se apoyan en datos y tienen como objetivo mantener a todo el mundo conectado.
1. Usar herramientas digitales para la colaboración en equipo
Los DOT estatales suelen trabajar en docenas de proyectos a la vez, con contratistas, subcontratistas y municipios que abarcan cientos o miles de kilómetros cuadrados. Mantener a todos informados supone un esfuerzo logístico considerable.
En Nuevo México, los proyectos se desarrollan sobre todo en zonas rurales, explica Sandoval. Un inspector que tenga que volver a la oficina a diario para redactar un informe de trabajo puede perder hasta una hora de ida y otra de vuelta conduciendo. Con PlanGrid de Autodesk Construction Cloud, una aplicación de gestión de proyectos integrada en AutoCAD y Revit que se utiliza para gestionar permisos, marcar objetos y responder a solicitudes de información, los inspectores vienen menos a la oficina y pueden pasar más tiempo sobre el terreno.
“Queremos que estén más tiempo en las obras —comenta Dakota Clifford, ingeniero civil del Departamento de Transporte de Virginia (VDOT)—. Queremos que los ingenieros se dediquen a la ingeniería y los inspectores, a inspeccionar. Ese es el objetivo final de este programa: reducir al mínimo la carga administrativa de los usuarios”. Los sistemas de gestión de documentos del VDOT conectan a los contratistas con la agencia estatal para los procesos de revisión y simplifican el flujo de trabajo gracias a los servicios en la nube.
2. Adaptarse a la tecnología del momento
A la hora de adoptar nuevas plataformas tecnológicas, Clifford insta a los DOT a que satisfagan sus necesidades con tecnología existente, y no a desarrollar productos a medida que deben construirse desde cero o incorporarse a plataformas más antiguas y obsoletas.
“Cuando analizamos la tecnología, nos aseguramos de cambiar los procesos, si es necesario, y usar herramientas estándar en la medida de lo posible —menciona Clifford. En lugar de crear software arcaico y personalizado en torno a sus procesos, el VDOT se adapta a la tecnología del momento, utilizando las soluciones concretas ya creadas. Este enfoque sirve mejor al producto y encamina al personal hacia lo que es la norma en el sector—. Intentamos adaptarnos a sus procesos, en vez de personalizar el software hasta el punto de que empiece a fallar”.
3. Usar herramientas digitales en pro de la fidelidad de los datos
Los ingenieros y arquitectos se sienten cada vez más cómodos con el diseño digital, lo que, por desgracia, no se extiende a la fase de construcción. Esta desconexión puede poner en riesgo la fidelidad de la obra construida con respecto al modelo digital y acarrear pérdidas de tiempo y dinero.
“Tenemos el diseño con toda la información, con todos los datos, de lo que estamos construyendo, pero todo eso se pierde porque no lo conectamos a la construcción —señala Andrew Pangallo, jefe de obra para grandes proyectos del Departamento de Transporte de Indiana (INDOT)—. No tenemos la plataforma con la que conectar los datos. En cuanto entregamos la documentación para obra, se produce una pérdida inmediata de información. El factor humano entraña, inevitablemente, cierto margen de error”.
La comunicación es clave para garantizar la fidelidad de los datos, ya que ofrece a todo el equipo una visión transparente del flujo de trabajo. “Hay que encontrar formas de superar los medios de comunicación tradicionales —sostiene Pangallo—. Cuando ves todos esos archivos adjuntos por ahí circulando, no siempre está claro que se trate de la última versión. Una buena comunicación reduce la incertidumbre y el margen de error”.
4. Establecer un proceso piloto para las nuevas tecnologías de la Administración
La adopción de nuevas tecnologías comporta nuevos procesos, jerarquías y relaciones; en resumidas cuentas, un cambio cultural. El VDOT desarrolló un proceso piloto en cuatro pasos para poner en marcha nuevas plataformas digitales.
El primer paso consiste en probar la nueva tecnología sobre el terreno. Clifford afirma que, en las fases iniciales, el VDOT pone a prueba a usuarios con distintos niveles de conocimientos tecnológicos para asegurarse de que funciona para todos. En el siguiente paso, se desarrollan prácticas recomendadas, y los usuarios, tanto de dentro como de fuera de la administración central, van adquiriendo mayores competencias. Una vez que los DOT saben lo que funciona, pueden establecer normas para un uso más generalizado. “Si lo digo yo, en la oficina central, no tiene mucho peso —recalca—. En cambio, si viene de los usuarios que inspeccionan los proyectos sobre el terreno, importa mucho más”.
El tercer paso es la evaluación del valor, que incluye un análisis formal del retorno de la inversión y otros parámetros, como encuestas sobre la experiencia de usuario. “Algo en lo que nos gusta insistir es: tres o cuatro clics, ni uno más, para acceder a cualquier información dentro de un sistema —subraya Clifford—. Si hace falta leer 1000 páginas de un manual para aprender a usar algo, ya hemos perdido la batalla”. El último paso consiste en extrapolar las herramientas a todo el estado, con calendarios detallados para su implantación y procedimientos de formación. “No nos limitamos a decir: ‛Eh, ahí tenéis la herramienta. Parece que va bien. Probadla y suerte’. Queremos que funcione para todo el mundo”.
El VDOT puso en marcha su programa piloto de inspecciones con tablets en 50 proyectos. Estas primeras evaluaciones sirvieron para facilitar su adopción generalizada. Las herramientas digitales permitieron ahorrar casi cuatro horas a la semana, que los inspectores pudieron emplear in situ. Según Clifford, estas eficiencias han generado un retorno de la inversión de un 584 %.
En otro proyecto piloto completado con éxito, el NMDOT utilizó PlanGrid y una flota de iPads de Apple para implantar en Artesia, Nuevo México, una serie de mejoras viales que exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). El proyecto terminó 15 días antes de lo previsto y logró un ahorro de 20 000 dólares, con un desembolso inicial de tan solo 11 000 dólares en licencias y hardware.
Según las estimaciones de Sandoval, si se implanta en todo el estado, se puede lograr un ahorro de 75 000 dólares al año en cada oficina de proyectos: “Si esto lo extiendes a más de 200 inspectores, hablamos de una cifra cercana a los cuatro millones de dólares en los próximos años”.
El proceso piloto también puede ayudar a las agencias a mitigar los temores sobre la adopción de nuevas tecnologías. “La tecnología no sustituye a las personas —afirma Clifford—. Les sirve de apoyo y les ayuda a hacer mejor su trabajo. No necesito técnicos que rellenen celdas en una hoja de cálculo, sino inspectores que me digan qué se está haciendo bien, y qué no, en una obra. La idea es reducir al mínimo la carga administrativa del personal y permitirles hacer su trabajo de manera más eficiente”.
Este artículo ha sido actualizado. Se publicó por primera vez en mayo de 2021.