10 buenas prácticas para apoyar el trabajo remoto y mitigar el estrés bajo el COVID-19

Casi de la noche a la mañana, una crisis inesperada y sin precedentes golpeaba el mundo: el coronavirus causante del COVID-19 se propagaba de un país a otro, sumiendo a los sectores público y privado en una búsqueda desesperada de soluciones mientras se cerraban empresas y fronteras, se enviaba a millones de escolares a casa y gran parte de los trabajadores de todo el mundo se veían obligados a adoptar el teletrabajo.

Sin embargo, y a pesar de la innegable dureza de algunos cambios repentinos y preocupantes, los seres humanos nos sabemos adaptar. La gente está aprendiendo rápidamente a sobrellevar esta nueva normalidad de aislamiento y distanciamiento social, a la vez que cuidan de su familia en una economía incierta. Y, al contrario que con las pandemias del pasado, el mundo moderno le brinda a la humanidad un gran consuelo: la capacidad de la tecnología para conectar a las personas.

Es vital para las empresas tener un plan integral de continuidad empresarial para asegurarse de que sus productos y servicios se mantienen disponibles, seguros y fiables para sus clientes y empleados. La seguridad y salud de sus empleados es de absoluta prioridad, y muchas empresas no han dejado de seguir de cerca la orientación que ofrecen los gobiernos y organizaciones de la salud en cuanto al coronavirus para poder tomar decisiones con conocimiento de causa.

Es preciso que los directores de sistemas de información cuenten con una estrategia informática que ayude a las personas a ser productivas desde cualquier lugar, de modo que los trabajadores de hoy en día vean posibilitada su labor. Si lo hacen, estarán en posición de apoyar a una plantilla remota con tecnología que permita trabajar a los empleados desde cualquier lugar, en todo momento y mediante cualquier dispositivo.

A medida que evoluciona la situación del COVID-19, muchas empresas están afanándose en facilitar que sus empleados trabajen desde casa. Aquí hay algunos ejemplos de soluciones y prácticas que simplificarán el teletrabajo.

1. Invierte en software como servicio (SaaS) y en aplicaciones en la nube

Las herramientas de productividad en la nube, como Microsoft O365, Zoom, Slack, Jira o Salesforce hacen que sea posible trabajar en cualquier parte. Crea una cultura en la cual tus equipos colaboren en la nube con plataformas como Microsoft Teams o OneDrive. Esto les permitirá trabajar con archivos y coeditarlos juntos en tiempo real, aunque estén a miles de kilómetros.

Para evitar parones en la actividad, es esencial invertir en soluciones flexibles que potencien la productividad y la colaboración independientemente de la ubicación o el dispositivo. Los empleados pueden trabajar desde sus móviles casi tanto como desde sus ordenadores.

2. Garantiza el acceso virtual

Hay quienes necesitan escritorios físicos para trabajar por sus necesidades de software o hardware. Es posible que, por ejemplo, los arquitectos no puedan llevarse sus potentes equipos de trabajo a casa, pero si tanto arquitectos como diseñadores e ingenieros ven facilitado un acceso remoto y seguro a sus escritorios a través de portátiles u ordenadores de la empresa, podrán mantener la productividad y capacidad de trabajar en cualquier sitio.

Otra cuestión que hay que tener en cuenta es la disponibilidad de portátiles. Igual que la gente que sale desesperada a comprar papel higiénico, las empresas están encargando portátiles en grandes cantidades, algo que va camino de provocar una escasez global de este producto. Adelántate y ten en reserva portátiles genéricos para solventar el problema de la cadena logística, y facilita a tus empleados el acceso a ordenadores virtuales desde sus dispositivos personales para mantener la actividad de la empresa aunque no haya portátiles disponibles.

3. Ayuda a tus empleados a atender a tus clientes desde cualquier parte

Utiliza una plataforma de centro de contactos unificada (como las que ofrece masvoz) que permita a tus clientes y empleados de asistencia técnica trabajar desde cualquier parte sin depender de un sistema de telefonía. Estas soluciones no tienen por qué estar agrupadas en edificios físicos. Puedes seguir ofreciendo asistencia de alta calidad en tiempo real gracias a aplicaciones que desvían las llamadas a los miembros de tu equipo según su ubicación y disponibilidad.

4. No dejes de incorporar talento novel

Aunque puede que tus empleados no estén yendo a ninguna oficina, eso no significa que hayan dejado de incorporarse nuevos trabajadores, así que toca hacer algunos ajustes. Las reuniones cara a cara siguen celebrándose por videoconferencia, en lugar de en persona. Deberás enviar portátiles de empresa a los hogares de tus nuevos empleados e informarles de forma segura de su usuario y contraseña. Si necesitan asistencia técnica para empezar, tus técnicos estarán preparados para ayudarles por teléfono, correo electrónico o chat. Quizá la fase de orientación de los nuevos empleados no tenga lugar en la oficina, pero sí de forma virtual para todos los puntos del planeta.

5. Adelántate a la necesidad de apoyo

Siempre que cambian las circunstancias laborales hay una necesidad de apoyo adicional. Pide a tu equipo de asistencia técnica que prepare un plan para el personal en previsión de un aumento de las solicitudes de ayuda. Implanta opciones de autorrespuesta donde sea posible, y facilita el acceso a ayuda mediante múltiples vías, como bots, canales de Slack, chat, e-mail y teléfono.

6. Comunica con claridad

Trabajar desde casa puede ser un gran cambio para algunos empleados, así que es importante que comprendan cómo aprovechar tus sistemas y acceder a ellos. Prepara y envía FAQ, consejos y listas de buenas prácticas a tus empleados para ayudarles en la transición y ofrece toda la información importante en una web interna fácil de localizar. Ten en cuenta que puede ser muy frustrante recorrerse la web buscando respuestas específicas: prepara a un bot de asistencia automatizada para que conteste preguntas habituales sobre el trabajo desde casa. Así, tus empleados podrán obtener respuestas al instante.

7. Estudia los datos

Ahora que todo el mundo está listo para trabajar a distancia, es importante que compruebes que están accediendo a los recursos y utilizándolos con éxito. Habilita paneles de control para monitorizar la salud y accesibilidad del sistema. Estos valiosos datos te indicarán si tus empleados están activos en tus sistemas y si son capaces de realizar las tareas como estaba previsto. También ofrece datos inmediatos sobre su uso y te informa de si hace falta actuar para dar más licencias, solucionar problemas, etc., para asegurarte de que tus trabajadores no pierden productividad.

8. Optimiza redes e infraestructuras para un aumento del uso de VPN

Más trabajadores a distancia significan una mayor demanda de VPN, o redes privadas virtuales. Además de controlar continuamente el uso de VPN y realizar ajustes a los números de licencia y ubicaciones (reduciendo el tiempo de espera de inactividad para que las licencias que no se están utilizando estén disponibles para otros usuarios), hay otros pasos que puedes seguir para asegurar una buena conectividad.

Para empezar, comunica claramente qué aplicaciones necesitan VPN para que los empleados solo las utilicen cuando sea necesario. Utilizarlas para todo el trabajo en línea supone más tráfico a centros de datos en lugar de a las oficinas domésticas de los empleados, cosa que hará que el rendimiento caiga en picado. En segundo lugar, facilita actualizaciones de firmware y prevé reinicios de los equipos de infraestructura para ofrecer una mayor estabilidad de conexión.

9. No sacrifiques la seguridad

Por desgracia, durante un acontecimiento de tanto impacto como el COVID-19, los piratas informáticos pueden tratar de aprovechar la situación. Utiliza medidas de seguridad estándar, como la autenticación en dos pasos, la encriptación de datos y el tránsito seguro, así como una configuración avanzada de seguridad en los dispositivos físicos y escritorios virtuales para contribuir a que los datos estén a salvo, especialmente cuando los empleados estén accediendo a tus sistemas a distancia.

10. Ten un plan B

Es importante tener un plan B para acceder a lo que saben los empleados si surgen problemas tecnológicos. Si, por ejemplo, solo hay tres personas que conocen la contraseña de un sistema crítico, ¿cuál es el plan de acción si ninguno está disponible? Desarrolla un plan con tu centro de operaciones para asegurarte de que el conocimiento y la información crítica están a buen recaudo. Así, aunque esos tres miembros del equipo no puedan facilitar la clave, no se detendrá la actividad.

Invertir en un modelo de trabajo “desde cualquier lugar, en todo momento y mediante cualquier dispositivo” y establecer buenas prácticas como estas beneficia a las empresas en medio de una crisis. Y, en general, se lo pone más fácil a los empleados para ser productivos y efectivos en el día a día.

Este cambio sin precedentes es difícil y las empresas no pueden esperar que todo salga perfecto mientras estas y sus empleados se adaptan a él. Pero tiene un lado bueno: la crisis está obligando a la humanidad a conectarse mejor entre países y continentes, y, al final, esto volverá a las personas más fuertes y resilientes.