Einkauf 4.0: Chancen durch die Digitalisierung

1. Mangelnde Standardisierung führt zur Fehleranfälligkeit

Beschaffungsprozesse sind mit zahlreichen Routineaufgaben, wie dem Management von Bestellanforderungen (BANF) sowie von Bestellprozessen verbunden. Auch die Suche nach Lieferanten und Produkten, die oftmals noch manuell ausgeführt wird, ist aufwendig. Wenn der Einkaufsprozess nicht standardisiert ist und abhängig von z. B. Freigaben anderer Abteilungen oder externen Partnern, wird zu viel Zeit aufgewendet. Häufig erlebt man bei der Beschaffung geringwertiger Güter ein Verhalten, das sogenannte „Maverick Buying“. Dabei erfolgt die Beschaffung ohne Einbezug des Einkaufs, was intransparente Kosten und ungenutzte Preisvorteile zur Folge hat und den Einkaufsprozess durch zu hohe Prozesskosten ineffizient macht.

In der nachfolgenden Übersicht können Sie Fragen zum Selbsttest machen, um zu sehen, wo bei Ihnen Schwachstellen und Chancen liegen.

Fragen zum Selbsttest

• Sind Ihre Beschaffungsprozesse von vielen manuellen Tätigkeiten geprägt?

• Besitzen Ihre Beschaffungsprozesse teilweise unverhältnismäßig hohe Durchlaufzeiten?

• Haben Sie Probleme mit "Maverick Buying"?

• Stehen Ihre Prozesskosten bei der Beschaffung teilweise nicht im Verhältnis zu den Produktkosten?

• Sorgen fehlende oder unzureichende Standards im Einkauf für fehlerhafte Lieferungen oder Reklamationen?

Chancen von Einkauf 4.0

• Standardisierung und Automatisierung von Informationsflüssen sowie Prozessen durch intelligente Systeme (z. B. Nutzung einer Künstlichen Intelligenz, Plausibilitätsprüfungen, etc.)

• Sorgt für geringeren manuellen Aufwand bei Routineaufgaben, geringere Durchlaufzeiten sowie geringere Prozesskosten

• Senkung von Fehlerquote und fehlerbedingten Reklamationen bzw. Nachbestellungen

• Effizientere Einkaufsprozesse bei gleichem Personalaufwand

2. Die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten ist langwierig

Der operative und strategische Einkauf ist stark mit anderen Unternehmensprozessen und -abteilungen, wie Konstruktion und Produktion sowie externen Partnern, Zulieferern und Dienstleistern, verflochten. Dabei bedarf es jeder Menge Koordination und dem Austausch von Daten und Dokumenten (z. B. CAD-Stücklisten, Zeichnungen, etc.), um letztendlich der Produktion zur richtigen Zeit die richtigen Teile und Materialien bereitstellen zu können.

Der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit sind oft von Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten geprägt. Außerdem wird häufig noch analog und mit viel Papier gearbeitet. Das sorgt, wie bereits im ersten Beispiel erwähnt, für fehleranfällige und langwierige Prozesse. Dadurch gestalten sich die Beschaffungsprozesse insbesondere dann als schwierig, wenn sich interne und externe Beteiligte im Homeoffice, an anderen Standorten oder sogar in anderen Schichten oder Zeitzonen befinden.

Fragen zum Selbsttest

• Müssen Sie Daten und Dokumente von Konstruktion, Fertigung und Externen noch ganz oder teilweise manuell einpflegen?

• Erfolgt der Austausch von Informationen und Dokumenten oftmals noch in Papierform?

• Verlangsamt die Zusammenarbeit des Einkaufs mit anderen Beteiligten den Beschaffungsprozess (z. B. durch Arbeit an verschiedenen Standorten oder zu verschiedenen Zeiten)?

Chancen von Einkauf 4.0

• Vernetzung der Systeme (ERP / FuR / MES / CAD etc.) innerhalb des Unternehmens sorgt für einen Daten- und Dokumentenaustausch in Echtzeit

• Verdichtung und Analyse vorhandener Daten verschiedener Beteiligter schafft eine hochqualitative und einheitliche Informationsbasis für alle sowie transparente Beschaffungsprozesse

• Ermöglicht digitale, zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit mit internen und externen Prozessbeteiligten

• Sorgt für schnellere und effizientere Einkaufsprozesse mit geringerem Risiko

Der Wandel des traditionellen Einkaufs zu einem vernetzten und digitalisierten Einkauf 4.0 schafft zahlreiche Mehrwerte. Effizienzsteigerungen und eine Senkung der Fehleranfälligkeit können zu schnelleren Beschaffungsprozessen mit geringerem Risiko führen. Durch die Vernetzung der Daten und Systeme von Einkauf, Konstruktion, Fertigung, Rechnungswesen sowie Externen, Zulieferern und Partnern ergeben sich jedoch noch weitere strategische Vorteile, die vor allem für das Top-Management entscheidend sind:

So viele Chancen Einkauf 4.0 auch bietet, so komplex wirkt auf viele Unternehmen die Initiierung und Durchführung des Wandels selbst. Viele Unternehmen zögern oder scheitern vor allem aufgrund der fehlenden Berücksichtigung des Themas in der Unternehmensstrategie und der damit fehlenden Unterstützung durch das Top-Management. Diese ist erforderlich, da nur eine ganzheitliche Betrachtung des Prozesses zum Erfolg führt.

Auch die Kosten und Zeitaufwände für die Umstellung oder Erweiterung der bisherigen Systemlandschaft sind eine große Hürde. Viele Unternehmen scheuen sich hier, das nötige Risiko einzugehen. Zudem stellen auch die damit einhergehende Umstellung von Prozessen, Aufgabenbereichen und der Unternehmenskultur Herausforderungen des Managements dar.

Erschwert wird zudem die Auswahl passender Hard- und Software sowie IT-Partner durch die Intransparenz des Technologiemarktes. Um diese Hürden abzubauen, empfiehlt sich ein gut geplantes Vorgehen. Dabei müssen nicht gleich alle Prozesse auf einmal angepasst werden. Auch hier kann schrittweise vorgegangen werden. Zudem sollten Konzeption und Umsetzung im Idealfall in Zusammenarbeit mit einem IT-Partner erfolgen, welcher in der Lage ist, die Unternehmensprozesse nachzuvollziehen, gemeinsam Optimierungspotenziale herauszuarbeiten und gleichzeitig bei der Umsetzung, durch die Implementierung von Soft- und Hardware unterstützen kann.

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf dem Blog der N+P Informationssysteme GmbH, welche mittelständische Unternehmen aus Industrie und Bauwesen in ihrer Digitalisierung unterstützt. Lernen Sie N+P hier kennen.