10 Profitipps für Unternehmen für besseres Homeoffice während Corona

Plötzlich und scheinbar unvermittelt ist unsere Gesellschaft in eine beispiellose Krise geraten: Das Virus SARS-CoV-2, im Volksmund als Coronavirus bekannt, hat unsere Welt beinahe über Nacht auf den Kopf gestellt. Schulen, Geschäfte und Grenzen wurden geschlossen, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen. Seitdem läuft die fieberhafte Suche nach Lösungen, mit denen die veränderte private und berufliche Situation geordnet werden kann. Homeoffice ist dabei eine der Maßnahmen. Für viele Arbeitgeber und -nehmer ist das eine neue Erfahrung. Wir haben zehn Tipps gelistet, wie die Arbeit von zu Hause auch während Corona-Zeiten gelingen kann.

Wieder einmal zeigt sich ein bekanntes Muster unserer Evolutionsgeschichte: Plötzliche und drastische Einschnitte ins private und berufliche Leben bewegen den Menschen zur Anpassung. Wir lernen erstaunlich schnell, mit ungewohnten Umständen wie Quarantäne und Isolation, dem Social Distancing und den neuen Gegebenheiten im Haushalt oder der unsicheren wirtschaftlichen Situation umzugehen. Verglichen mit den zahlreichen Pandemien, die die Menschheit in der Vergangenheit bereits überstanden hat, haben wir heute sogar einen entscheidenden Vorteil: Wir können uns durch die moderne Technologie auch von zu Hause aus mit anderen Menschen vernetzen und austauschen.

Gerade jetzt ist es für Unternehmen wichtig, über einen umfassenden Notfallplan zu verfügen, mit dem ihre Produkte und Dienstleistungen für Kunden und Angestellte abgesichert werden können. Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden haben absoluten Vorrang und viele Unternehmen richten ihre Strategien konsequent nach den Handlungsempfehlungen der Regierungen und der Weltgesundheitsorganisation zum Eindämmen der Pandemie aus.

IT-Leiter sollten Lösungen parat haben, mit denen die Produktivität der Mitarbeiter auch unabhängig vom Arbeitsort erhalten werden kann. Dabei ist es wichtig, den Mitarbeitenden so gut wie möglich mit Rat und Tat (und der richtigen Software) zur Seite zu stehen, damit sie zu jeder Zeit allerorts von jedem ihnen zur Verfügung stehenden Gerät arbeiten können.

Mit jeder neuen Erkenntnis über die Ausbreitung der COVID-19-Pandemie wird deutlicher, wie wichtig es ist, die Heimarbeit zu fördern. Unser Team macht Ihnen zehn Vorschläge, wie Sie die Arbeit im Homeoffice für Ihre Angestellten so reibungslos und zweckmäßig wie möglich gestalten können.

Dank moderner Produktivitätstools wie Microsoft O365, Zoom, Slack, Jira oder Salesforce, die in der Cloud funktionieren, können wir heute von überall arbeiten. Erschaffen Sie ein Arbeitsumfeld, in dem Ihre Teams auf Plattformen wie Microsoft Teams oder OneDrive in der Cloud zusammenarbeiten können. Dadurch können Ihre Angestellten in Echtzeit gemeinsam an Dateien arbeiten, sie überprüfen und editieren, egal wo auf der Welt sie sich gerade befinden.

Um betriebliche Beeinträchtigungen zu vermeiden, sollten Sie in flexible Softwarelösungen investieren, die eine produktive Zusammenarbeit unabhängig vom Zugriffsort oder dem Endgerät ermöglichen. Mittlerweile können Angestellte vieler Geschäftszweige beinahe so viele Dinge auf ihren Smartphones erledigen wie auf ihren Computern.

In einigen Branchen sind Angestellte darauf angewiesen, an ihren Computern im Büro zu arbeiten. So können beispielsweise Architekten, Planer und Ingenieure ihre leistungsstarken Rechnertower nicht einfach so nach Hause mitnehmen. Wenn man ihnen aber eine sichere VPN-Verbindung von ihren privaten Laptops zu ihren Bürorechnern zur Verfügung stellt, haben sie von überall Zugriff auf ihre Projekte und können weiter an ihnen arbeiten.

Nutzen Sie intelligente Kundenkontakt-Lösungen wie gemeinsame Contact-Center und lassen Sie Ihre Angestellten im Kunden- und Mitarbeiter-Support weiterarbeiten, ohne auf ein lokales Festnetztelefon angewiesen zu sein. Bei diesen Lösungen sind Sie völlig unabhängig von physikalischen Gebäudestrukturen. So können Sie weiterhin Problemlösungen in Echtzeit anbieten und gleichzeitig die eingehenden Anfragen anhand des Standorts und der Verfügbarkeit ihres Support-Teams entsprechend verteilen.

Auch wenn die Büros leer bleiben, bedeutet dies nicht, dass keine Neuankömmlinge mehr eingearbeitet werden müssen. Gespräche von Angesicht zu Angesicht finden schon seit Langem per Videokonferenz und nicht mehr in einem gemeinsamen physischen Raum statt. Lassen Sie die Arbeitscomputer ganz einfach zu Ihren neuen Arbeitskräften nach Hause liefern – die Anmeldedaten können Sie ihnen separat zukommen lassen. Und wenn die Neuen bei der Einrichtung der Geräte technische Hilfe benötigen, kann ihnen Ihr Support-Team per Telefon, E-Mail oder in einem Chatprogramm beratend zur Seite stehen. So mag die Einarbeitung der neuen Arbeitskräfte zwar nicht direkt am neuen Arbeitsplatz stattfinden, dennoch können neue Teammitglieder auf virtuellem Wege überall auf der Welt bekanntgemacht werden.

Immer wenn sich Arbeitsbedingungen verändern, steigt auch der Bedarf an begleitenden Hilfestellungen. Bereiten Sie Ihr Support-Team am besten rechtzeitig auf diese heiße Phase vor. Erstellen Sie mit dem Team einen Krisenplan, bieten Sie Ihren Klienten Hilfe zur Selbsthilfe an und erleichtern Sie es den Hilfesuchenden, über unterschiedliche Kanäle zu ihrer Information zu gelangen – beispielsweise mithilfe von Bots, Slack-Channels, Chats oder einfach per E-Mail oder Telefon.

Für manche Menschen ist die Arbeit von zu Hause aus neu und ungewohnt. Deshalb ist es wichtig, dass sie mit dem System in Ihrem Unternehmen optimal vertraut sind. Mithilfe von FAQs, Tipps und professionellem Beistand erleichtern Sie ihnen die Umstellung. Alle wichtigen Informationen sollten unkompliziert und für alle zugänglich im Firmennetzwerk hinterlegt werden. Denken Sie daran, dass die Suche nach Antworten auf bestimmte individuelle Fragen zu mühsam sein kann. Support-Bots, die darauf spezialisiert sind, häufig gestellte Fragen zum Homeoffice automatisch zu beantworten, schaffen da Abhilfe – und beschleunigen den Support.

Jetzt, da sich alle häuslich eingerichtet haben, kann es ja losgehen. Entscheidend ist nun, dass alle Mitarbeitenden die zur Verfügung stehenden Ressourcen bestmöglich nutzen. Erstellen Sie Dashboards, um die Systemnutzung und -leistung im Blick zu behalten und wichtige Informationen darüber zu erhalten, ob Ihre Angestellten aktiv auf Ihr System zugreifen und die Aufgaben wie geplant ausführen können. So erhalten Sie auch gleich Auskunft über ihr Nutzungsverhalten und Sie werden benachrichtigt, wenn Ihr Eingreifen nötig werden sollte, beispielsweise zur Bereitstellung zusätzlicher Lizenzen oder zur aktiven Problembehebung. Auf diese Weise stellen sie sicher, dass Ihre Angestellten weiterhin produktiv arbeiten können.

Je mehr Mitarbeitende sich im Homeoffice befinden, desto mehr Zugriffe auf das VPN sind zu erwarten. Daher ist es unerlässlich, das VPN lückenlos auf seine Leistung zu prüfen und Lizenzen und Speicherstellen gegebenenfalls anzupassen – beispielsweise indem Lizenzen außerhalb der Nutzungszeit im VPN anderen Nutzern zugänglich gemacht werden. Zusätzlich können Sie noch weitere Schritte unternehmen, um für eine stabile Verbindung zu sorgen.

Erstens: Machen Sie Ihren Angestellten klar, welche Anwendungen einen Zugang zum VPN benötigen, damit das Netzwerk nur dann belastet wird, wenn es auch wirklich notwendig ist. Wird das VPN für sämtliche Arbeit im Internet genutzt, wird der Traffic zu den Datenzentren geleitet, anstatt zu den Homeoffice-Geräten der Angestellten, was zu Beeinträchtigungen führen kann. Zweitens: Erleichtern Sie den Zugang zu regelmäßigen Upgrades der Firmware und sorgen Sie für regelmäßige Neustarts der Unternehmensinfrastruktur, um eine stabile Verbindung zu gewährleisten.

Leider kann es vorkommen, dass Hacker versuchen, sich während einer Ausnahmesituation wie zur Corona-Krise Vorteile zu verschaffen. Verwenden Sie also mindestens die Standardmaßnahmen für die Cybersicherheit, wie zum Beispiel Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle. Am besten lassen Sie aber auch Sicherheitsvorkehrungen in den Einstellungen der Arbeitsgeräte und VPNs vornehmen, um zu gewährleisten, dass der Datenfluss auch beim Zugriff durch externe Geräte abgesichert ist.

Es können immer Probleme mit der Technologie auftreten. Dafür brauchen Sie einen Notfallplan, der über die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden hinausgeht. Stellen Sie sich vor, nur drei Ihrer Angestellten kennen ein systemrelevantes Kennwort. Was würden Sie tun, wenn alle drei nicht direkt verfügbar wären? Entwerfen Sie einen Plan mit Ihrer Betriebsleitung, um wichtiges Wissen und unentbehrliche Informationen zentral, jedoch gut abgesichert zu hinterlegen. So gerät der Betrieb nicht ins Stocken, falls Sie die entsprechenden Mitarbeitenden einmal nicht ans Telefon bekommen.

Wenn Sie diese Best-Practice-Ratschläge umsetzen und ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem zu jeder Zeit, allerorts und auf jedem Gerät gearbeitet werden kann, wird Ihr Unternehmen strukturell auch außerhalb von Krisenzeiten davon profitieren. Denn auch in Zukunft, wenn COVID-19 überwunden ist, kann ein solches Modell Ihren Angestellten zu höherer Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag verhelfen.

Natürlich kommt diese Veränderung sehr plötzlich und trifft viele Unternehmen hart. Daher sind realistische Erwartungen hinsichtlich des Wechsels der Angestellten ins Homeoffice angebracht. Doch es gibt auch einen Lichtblick: Die derzeitige Krise bringt die Menschen dazu, sich über Staatsgrenzen und Kontinente hinweg besser zu vernetzen. Und wie uns die Geschichte des Menschen gelehrt hat, ist anzunehmen, dass die Gesellschaft aus dieser Krise gestärkt und resilienter hervorgehen wird.