Ofise Dönüş Sürecinde Çalışma Masalarını Azaltmamak İçin Altı Neden

Şirketler çalışanlar için ofise dönüş sürecini düzenlemeye çalışırlarken, farklı sektörlerde birçok yöneticiden duyduğum bir fikir var: Ofise dönmenin, ofisteki çalışma masalarının yarısını elden çıkarmak anlamına geleceğini ifade ediyorlar. Bu görüşün oldukça basit bir dayanağı var. Daha az çalışma masası demek, daha fazla boş alan demek. Böylece insanlar sosyal mesafeyi daha kolay koruyabilecekler. Ancak bu sürecin sonunda, milyonlarca çalışma masası çöpe gidecek. Peki, bu kadar çalışma masasından ve onlarla beraber çöpe gidecek tonlarca ofis mobilyasından nasıl kurtulacağız?

Yapmayın. Bu, geleceği hesaba katmayan ve sadece kısa vadeli sorunlara odaklanan kötü bir stratejidir. Yani çöplükleri çalışma masalarıyla doldurmak yerine, farklı stratejileri değerlendirmelisiniz. Örneğin, binaya giriş ve çıkışları düzenleyebilir, ofis alanında bulunması gerçekten gerekli olan personel sayısını belirleyebilirsiniz.

Bu yazımda koronavirüs sonrası ofise dönüş sürecini anlatacağım. Şirket liderleri olarak, ofise dönüş sürecinin, şirketinizin her kısmında daha sağlıklı ve iyi olması amacıyla, insanların davranışlarını değiştirmelerine nasıl yardımcı olabileceğinizi açıklayacağım.

1-İş Yerleri Esneklik Kazanmak İçin Mevcut Teknolojilerden Yararlanabilirler

Şu ana kadar mevcut teknolojiyle ne büyük değişiklikler başardığınıza bir bakın. Şirketler neredeyse bir gecede, ofis odaklı çalışma sisteminden, evden çalışma sistemine geçtiler. Ofis toplantılarının yerini, video konferans görüşmeleri aldı. Saha gezileri yerini sanal turlara bıraktı. Bulut teknolojisi, tüm iş gücünün uzaktan çalışmasına olanak sağladı. Kısacası şirketler ve çalışanlar, “dirençlilik” ruhuyla işlerini herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda yürütebilmek için mevcut teknolojiden yararlandılar. Yakın gelecekte ve belki sonrasında çalışma düzenine alışırken, halihazırda kurulu sisteminizi gözden geçirerek, sisteminizin, ofise dönüş sürecinizdeki ihtiyaçlarınıza uyarlanıp uyarlanamayacağını değerlendirin. Her zaman sıfırdan başlamak zorunda değilsiniz.

2-Üretimsel Tasarım, Mekanları Yeniden Tasavvur Etmenize Yardım Edebilir

Çalışma masalarını elden çıkarmak, baştan savma bir karşılık değil de nedir? Zira, karmaşık sorunlar ancak teknolojiyle çözümlenebilir, geçici çözümlerle değil. Dünyada on milyonlarca ticari bina, bir o kadar da farklı altyapı bulunuyor. Mimarlar zihin haritalarını değiştirmedikçe, bu büyüklükteki çalışma hacminin geleneksel yöntemlerle yeniden düzenlenmesi gerçekten mümkün değil.

İşte üretimsel tasarım burada imdadımıza yetişiyor. Çalışma alanları yazılımlarla yeniden tasarlanabilir, en uygun şekilde düzenlenebilir ve Kovid-19 güvenlik tedbirleriyle uyumlu hale getirilebilir. Masalar arası sosyal mesafenin yanı sıra, insanların ve hava akımının, hem dikey hem yatay hareketine elverişli ortam sağlanabilir. Ayrıca “yeni normal” ortamdan, ofisler, havalimanları, üniversiteler ve restoranlarda tesis edilecek güvenlik tedbirli ortama hızlı geçiş için, bir sistem kurmanız gerekiyor. Hastalığın taşınmasını önleyecek şekilde, farklı bir masa, ofis ve dolaşım düzenine hızlı geçiş yapabilmek, iş yerinizin gelecekteki dirençliliğini de artıracaktır

3-Bugünün Yeniden Tasarımları, Yarının İhtiyaçlarını Karşılamalı

Teknoloji ve yeniden tasarlama çabaları, temelde iki hedefe odaklanmalı: Önümüzdeki altı ayı kapsayacak şekilde ve yeni bir Kovid-19 salgınını ya da iki, beş, belki on yıl sonra görülebilecek yeni bir virüs salgınını kaldıracak kapasitede hazırlanmalı. Şirketler Kovid-19’un ardından, her şeyin uzaktan yürütüleceği bir düzene geçme ihtimaline hazırlıklı olmalılar. Bunun için de ofis ortamının doğal işleyişini inceleyerek, daha verimli sonuçlar almak için, davranışların ve alanların nasıl değiştirilebileceğini bulmalılar.

Örneğin bazı yazılımlar, teneffüse çıkan öğrencileri ya da binaya giren çalışanları görselleştirmek amacıyla, kalabalıkların ve insanların hareketliliğini simüle ediyor. Merdivenleri mi kullanmalılar asansörü mü? Hangi grup, ne zaman hareket ediyor? Yakın temastan ve kalabalık koridorlardan kaçınmak için vardiyalar düzenleyebilir, farklı gruplara farklı işe başlama saati atayabilirsiniz.

“Kaldırımlar elbette sosyal mesafeye uygun tasarlanmış değil. İnsanların güvenli bir şekilde birbirlerinin yanından geçebilmeleri için, kaldırımların daha geniş olması lazım veya akışı tek yönle sınırlandırmak için, yeni bir dolaşım düzeni kurulmalı.”

Bu hedefler mimarlar için eşsiz zorluklar yaratacak; çünkü aynı çalışma alanı, hem günümüzdeki kriz durumuna hem de normal hale uyum sağlayacak şekilde tasarlanacak. Fakat tüm bu güçlükler aşıldığında, yöneticiler karşılarına çıkabilecek her duruma hazırlıklı olacaklar ve şirketin her katmanında güvenli ve güvenilir yeni bir çalışma sistemine hızlıca geçebilecekler.

4-Evden Çalışma Düzeninin Kalıcı Olması Gerçek Bir İhtimal

Yakın gelecekte sosyal mesafe ve dolaşım çerçevesinde işlerin yürümesi için, personelin muhtemelen yalnızca %25’inin ofise dönmesi yeterli olacak. Her geçen gün daha fazla yöneticinin, tüm personelin ofise dönmesine gerek olmadığını söylediğini duyuyorum. Hatta tarih boyunca uzaktan çalışmaya karşı olmuş geleneksel sektörlerde bile eğilim artık bu yönde. Mesela hukuk firmaları. Bazı hukuk firmaları, gelecekte ofislerin, çoğunlukla toplantı salonları ve müvekkillerle yüz yüze görüşme alanları olarak kullanılabileceğini dile getiriyor. Haliyle, uzaktan çalışan personel için çalışma masalarına ihtiyaç duyulmayacak. Üstelik bu sayede personel, toplu taşımadan uzak durarak, günlük ulaşım zamanından da tasarruf edecek. Ofisler de toplantı odaları ve müvekkil bilgilendirme merkezlerine dönüşecek.

Bu durum, birçok şirkette büyük bir değişikliğin işareti olabilir. Amerika Birleşik Devletleri’nde personelin bazı durumlarda evden çalışması, halihazırda oldukça sık rastlanan bir durum. Üç gün ofiste, iki gün evde çalışma programları oldukça yaygın. Ancak Japonya gibi bazı ülkelerde, tüm çalışanlar her gün ofise gitmek zorundalar. Bu tür ülkelerde ve ortamlarda, evden çalışma sistemini oturtmak çok zor olacak. En etkin çözümü herkese uygun hale getirmek için, liderlerin ve şirket yöneticilerinin konuya bizzat el atması gerekecek

5-Ortak Alanlar Yeniden Tasarlanmalı

Şurası bariz ki en azından şimdilik, açık ofis ve kabin tipi çalışma alanlarının miadı dolmuş görünüyor. Ama paylaşılan alanlar, bunlarla sınırlı değil. Kaldırımlar sosyal mesafeye uygun tasarlanmış değil. İnsanların güvenli bir şekilde birbirlerinin yanından geçebilmeleri için, kaldırımların daha geniş olması lazım. Veya akışı tek yönle sınırlandırmak için, yeni bir dolaşım düzeni kurulmalı. Toplu taşıma sistemleri ve aktarma merkezleri, insanların sürekli olarak endişe duydukları yerler arasında yer alıyor. Sosyal mesafe planlamasının olmayışının, virüsün bulaşma riskini artıracağından korkuyorlar. Yöneticiler binaların içini düşünürken, bir yandan da bu binalara ulaşan yolları değerlendirmeliler; ve çalışanların ofislere güvenli bir şekilde dönebilmesi için, bu alanları da güvenli hale getirmeliler.

6-Gelecekte İnşa Edilecek Binalar Mekanları Daha Da Güvenli Hale Getirecek

Bizler Autodesk olarak ofislerimizi, sağlık ve güvenlik standartlarında yeniden tasarlıyoruz. Dünya çapında bizim gibi birçok marka da ofisleri öngörebileceğimizden çok daha güvenli hale getirecek teknolojileri hayal ediyorlar ve yaratıyorlar. Henüz somut örnek vermek için çok erken ama bazı firmaların, insanları ve ofis bileşenlerini aklınıza dahi gelmeyecek şekilde dezenfekte edecek düzenekler üzerinde çalıştığını biliyoruz. Bazı firmalarsa, temizlikte insansız hava araçlarından ya da robotlardan yararlanmayı düşünüyor.

Personeliniz nasıl neredeyse bir gecede yüz yüze çalışma sisteminden sanal ortama taşındıysa, mevcut ofis alanlarınız ve çevreniz de teknolojinin ve hayal gücünün yardımıyla benzer esnekliği gösterebilir. Aslında dirençlilik de zaten budur. Dirençlilik sayesinde şirketler, Kovid-19’a ve ardından gelebilecek her şeye göğüs gerebilecekler.