Trasformazione digitale nella pubblica amministrazione? 4 migliori pratiche del DOT dimostrano che è possibile

• Sebbene la pubblica amministrazione sia tradizionalmente lenta nell'adottare strumenti digitali, molte agenzie lo stanno facendo per ottenere maggiore efficienza e risparmi.
• La trasformazione digitale può collegare aree e team remoti, rendendoli in grado di tenere il passo con i progetti e gli standard tecnologici.
• La fedeltà digitale aumenta quando la costruzione è inclusa nel processo; i programmi pilota possono contribuire ad accelerare l'adozione e il cambiamento culturale.

Considerate le voci di bilancio tipiche della costruzione di infrastrutture e trasporti: cemento, asfalto, cemento armato e carta. Jesus Sandoval, ingegnere presso il New Mexico Department of Transportation (NMDOT), metteva a bilancio 9.000 dollari per progetto solo per la carta. "Portavamo pallet di planimetrie da distribuire agli uffici di progetto, agli ingegneri e agli appaltatori", racconta. "È un sacco di soldi per un solo progetto".

Questo esempio illustra la lentezza della trasformazione digitale del governo, ma gli stereotipi non raccontano l'intera storia. L'NMDOT e altre lungimiranti agenzie di transito pubblico considerano sempre più l'efficienza digitale come un modo per massimizzare i fondi pubblici e stanno passando alla gestione digitale dei progetti di costruzione e manutenzione.

Questi cambiamenti sono stati accelerati dal COVID-19, che ha spinto i DOT statali a superare la loro diffidenza nei confronti del lavoro remoto."Il COVID-19 li ha costretti a uscire dalla loro zona di comfort", afferma Priscilla Benavides, ingegnere del supporto tecnico presso l'NMDOT. "Sono riusciti a far configurare e collegare ai server tutti coloro che potevano lavorare da casa". Di conseguenza, i team connessi progettano e modellano in 3D con maggiore efficienza.

Alcuni programmi nazionali DOT hanno incoraggiato il passaggio al digitale, finanziandolo a livello statale. Every Day Counts, della Federal Highway Administration (FHA), identifica i nuovi processi di trasporto a livello statale e locale, li diffonde alle altre agenzie di transito statali e stabilisce gli obiettivi di adozione. I consigli statali per l'innovazione dei trasporti (STICs) implementano le innovazioni nel settore dei trasporti riunendo le agenzie pubbliche locali, i leader dei DOT statali, l'industria e il mondo accademico. Il programma prevede fino a 100.000 dollari all'anno per standardizzare le innovazioni con un sostegno di bilancio dedicato.

Qui, Sandoval e altri leader dei DOT statali illustrano quattro migliori pratiche per l’utilizzo dei dati nella costruzione di infrastrutture di trasporto.

1. Utilizzare gli strumenti digitali per la collaborazione di gruppo

I DOT statali lavorano in genere su decine di progetti alla volta, con appaltatori, subappaltatori e comuni adiacenti che si estendono per centinaia o migliaia di chilometri quadrati. Mantenere tutti informati è un notevole sforzo logistico.

"Nel Nuovo Messico, i progetti sono per lo più in aree rurali", spiega Sandoval. “Un ispettore che ha bisogno di tornare in ufficio può perdere anche un’ora di tempo alla guida, per andare e tornare da queste aree rurali. Utilizzando PlanGrid di Autodesk Construction Cloud, un'applicazione per la gestione dei progetti integrata con AutoCAD e Revit, utilizzata per la gestione dei permessi, gli strumenti di markup e per la risoluzione delle richieste di rimborso (RFI), gli ispettori riducono i tempi di lavoro in ufficio e passano più tempo sul campo".

"Vogliamo che trascorrano più tempo nei cantieri", afferma Dakota Clifford, ingegnere civile del Dipartimento dei Trasporti della Virginia (VDOT). "Vogliamo che i nostri ingegneri progettino e che i nostri ispettori ispezionino. Questo è il nostro obiettivo finale con questo programma: ridurre al minimo l'onere amministrativo per i nostri utenti". I sistemi di gestione dei documenti del VDOT collegano gli appaltatori allo Stato per la revisione, semplificando i processi di lavoro grazie al cloud computing.

2. Utilizzare tecnologie esistenti

Quando adottano nuove piattaforme tecnologiche, Clifford esorta i DOT a soddisfare le loro esigenze con le tecnologie esistenti, invece di sviluppare prodotti personalizzati da costruire da zero o da aggiungere a piattaforme più vecchie e obsolete.

"Quando guardiamo alla tecnologia, ci assicuriamo di cambiare il processo e di utilizzare il più possibile software già pronto", afferma Clifford. Invece di costruire un software arcaico e personalizzato intorno ai suoi processi, l'NMDOT incontra la tecnologia dove si trova, utilizzando soluzioni costruite per lo scopo. Questo approccio si traduce in un prodotto meglio supportato che spinge il personale verso lo standard del settore. "Cerchiamo di adattarci ai loro processi invece di personalizzare il software fino al punto in cui non funziona più correttamente", spiega.

3. Utilizzare gli strumenti digitali per la fedeltà dei dati

Ingegneri e architetti sono sempre più a loro agio con la progettazione digitale, che purtroppo non si estende alla fase di costruzione. Questa disconnessione può compromettere la fedeltà dal modello digitale all'opera costruita, con conseguenti perdite di tempo e denaro.

"Abbiamo la progettazione con tutta l'intelligenza, tutti i dati di ciò che stiamo costruendo, e poi non li usiamo più perché non colleghiamo la costruzione", dice Andrew Pangallo, responsabile della costruzione di grandi progetti presso il Dipartimento dei Trasporti dell'Indiana (INDOT). "Non abbiamo la piattaforma per collegarlo. Se lo consegniamo, c'è subito un calo di intelligenza e di dati. Il fattore umano, inevitabilmente, lascia spazio all'errore".

La comunicazione è fondamentale per la fedeltà dei dati, offrendo una visione trasparente del flusso di lavoro a tutto il team. "Bisogna trovare il modo di ridurre i mezzi di comunicazione tradizionali", afferma Pangallo. "Quando si vedono volare gli allegati alle e-mail, non è sempre chiaro se si tratta della versione più aggiornata. Questo riduce l'incertezza e il margine di errore".

4. Stabilire un processo pilota per le nuove tecnologie governative

L'adozione di nuove tecnologie implica nuovi processi, gerarchie e relazioni: in breve, un cambiamento culturale. Il VDOT di Clifford ha sviluppato un processo pilota in quattro fasi per introdurre le nuove piattaforme digitali nella cultura dell'agenzia governativa.

La prima fase consiste nel testare sul campo la nuova tecnologia. Secondo Clifford, nelle fasi iniziali il VDOT testa utenti con diversi livelli di competenza tecnologica per assicurarsi che funzioni per tutti. Il passo successivo è lo sviluppo di migliori pratiche e competenze negli utenti, sia all'interno che all'esterno dell'amministrazione centrale. Una volta capito cosa funziona, i DOT possono stabilire degli standard per un uso più ampio. "Se la proposta viene da me, nell'ufficio centrale, ha un valore limitato", dice. "Mentre se viene dai nostri utenti sul campo che ispezionano i progetti, ha molto più peso".

Il terzo passo è la valutazione del valore, che comprende un'analisi formale del ‘return on investment’ (ROI) e metriche come i sondaggi sull'esperienza degli utenti. "Una cosa che ci piace sottolineare è: tre o quattro clic per accedere a qualsiasi informazione all'interno di un sistema", dice Clifford. "Se ci vogliono 1.000 pagine di manuale di formazione per imparare a usare qualcosa, la battaglia è già persa". La fase finale prevede la diffusione degli strumenti in tutto lo stato, con programmi di lancio dettagliati e procedure di formazione. "Non ci limitiamo a dire: 'Ehi, ecco lo strumento. Pensiamo che sia bello. Voi fate un tentativo e speriamo che funzioni’", dice. "Stiamo davvero cercando di preparare tutti al successo".

Il VDOT ha implementato il suo programma pilota di ispezioni basate su tablet in 50 progetti; queste prime valutazioni hanno reso facile l'adozione di un sistema più ampio. Gli strumenti digitali hanno permesso di risparmiare quasi quattro ore a settimana, consentendo agli ispettori di dedicare quelle quattro ore al cantiere. Secondo Clifford, queste efficienze hanno generato un ROI stimato del 584%.

In un altro progetto pilota di successo, l'NMDOT ha utilizzato PlanGrid e una flotta di iPad per aggiungere miglioramenti alla carreggiata, richiesti dall'Americans with Disabilities Act, ad Artesia, NM. L'NMDOT ha terminato i lavori con 15 giorni di anticipo e ha risparmiato 20.000 dollari, spendendo solo 11.000 dollari per i costi iniziali di licenza e hardware.

"Se lo implementiamo in tutto lo Stato, il risparmio può arrivare a 75.000 dollari all'anno per ufficio progetti", spiega Sandoval. "Se lo estendiamo agli oltre 200 ispettori, nei prossimi anni risparmieremo quasi 4 milioni di dollari".

Il processo pilota può anche aiutare le agenzie ad alleviare i timori sull'adozione della tecnologia. "La tecnologia non sostituisce le persone", dice Clifford. "Le supporta e le aiuta a fare meglio il loro lavoro. Non ho bisogno di tecnici che riempiano le celle di un foglio di calcolo, ma di ispettori che mi dicano cosa viene fatto correttamente e cosa no in un cantiere. L'idea è quella di ridurre al minimo l'onere amministrativo per le persone e consentire loro di svolgere il proprio lavoro in modo più efficace".