Non gettate le scrivanie! 6 metodi per affrontare il rientro al posto di lavoro

Ho sentito dire da molti dirigenti che per garantire la sicurezza dei dipendenti nel momento in cui tornano in ufficio, si dovrebbero gettare metà delle scrivanie. Sembra logico: meno scrivanie vuol dire dare più spazio per il distanziamento. Ma questo comporterebbe l’eliminazione di tonnellate di mobili. È proprio necessario?

La risposta è no! Sarebbe una pessima strategia, che non tiene conto del futuro. Invece di contare le scrivanie da smaltire in discarica, sarebbe molto meglio concentrarsi su altri metodi.

In questo articolo spiego cosa significa ritornare in ufficio nel 2020 e in che modo tu, come dirigente d’azienda, puoi contribuire per rendere il rientro al posto di lavoro più sano e più conveniente per i dipendenti in ogni settore della tua azienda.

1. La flessibilità delle aziende dipende dalle tecnologie esistenti

Pensa a quanti cambiamenti hai già realizzato utilizzando la tecnologia che avevi a portata di mano. Dall’oggi al domani, le aziende sono passate da un modello incentrato sull’ufficio ad uno basato sul lavoro da casa. Le videoconferenze hanno preso il posto delle riunioni. I tour virtuali hanno sostituito i sopralluoghi nei cantieri. La tecnologia basata su cloud ha reso possibile il lavoro da remoto per interi team.

Grazie a queste tecnologie, le aziende ed i loro dipendenti hanno potuto gestire le attività da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento. Mentre impari ad adattarti a ciò che sarà il lavoro nel prossimo, ma non imminente, futuro, pensa a cosa hai già messo in atto ed a come potrai utilizzarlo in modo più efficace per le tue esigenze quando ritornerai in ufficio. Ricominciare da capo non è sempre necessario.

2. Il generative design può aiutare a reinventare gli spazi

L’eliminazione delle scrivanie è una soluzione rudimentale per un problema complesso, che secondo me verrà risolto con il generative design, ossia il design generativo. Ci sono decine di milioni di edifici commerciali nel mondo, per non parlare di altre infrastrutture. Non è possibile, utilizzando i metodi tradizionali, riprogettare tutti questi spazi prima del rientro al posto di lavoro.

È qui che entra in gioco il generative design. Il software può automatizzare le migliori opzioni per ottimizzare gli spazi, rendendoli più sicuri. Ciò significa provvedere al distanziamento sociale tra una scrivania e l’altra, anche durante gli spostamenti delle persone e dell’aria all’interno degli spazi. È inoltre necessario integrare mezzi per passare rapidamente da un ambiente all’altro. La capacità di agire rapidamente e di ripristinare una diversa disposizione di scrivanie, stanze e circolazione aiuta non solo a limitare la trasmissione della malattia. Può anche aiutare a rendere la tua azienda più resiliente nei confronti di future minacce.

3. Le riprogettazioni per esigenze future

La tecnologia ed i tentativi di riprogettazione devono concentrarsi su due modalità: una per i prossimi sei mesi ed una adattabile per un altro picco di virus che potrebbe ripresentarsi tra due, cinque o dieci anni. Una volta finita l’emergenza, le aziende dovranno pianificare la possibilità di tornare ad una modalità in cui tutto è organizzato per il distanziamento. Ciò richiederà una valutazione del funzionamento naturale di uno spazio di lavoro e quindi, la ricerca di modi per cambiare comportamenti e modificare spazi per ottenere risultati migliori.

Ad esempio, alcuni programmi software simuleranno il movimento delle persone. Potranno visualizzare tanti tipi: da i bambini che vanno in ricreazione ad i dipendenti che entrano in un edificio. Devono usare le scale o l’ascensore? Quali gruppi si spostano e quando? Potrebbe essere necessario organizzare turni e ripartire gli orari di arrivo in modo da evitare contatti ravvicinati e corridoi affollati.

“I marciapiedi non sono progettati per il distanziamento sociale. Affinché le persone possano incrociarsi in sicurezza, devono essere più larghi. Oppure è necessario un nuovo sistema di circolazione per far fluire tutti in una direzione o nell’altra”.

Ciò creerà sfide uniche per gli architetti, poiché lo stesso spazio dovrà servire a due scopi: uno in modalità crisi, quella di oggi, e il secondo in modalità normale. Il superamento di queste sfide permetterà ai dirigenti di essere pronti per ciò che potrebbe accadere, in modo da poter passare immediatamente ad una modalità di lavoro sicura ed affidabile per ogni livello della propria azienda.

4. L’opzione di lavorare permanentemente da casa è una considerazione reale

Probabilmente, per rispettare il distanziamento e la circolazione sociale, le imprese dovranno far rientrare in ufficio solo il 25% del personale nel prossimo futuro. Vedo i dirigenti abbastanza propensi a dire che non tutti i loro dipendenti dovrebbero necessariamente tornare in ufficio. Ciò sta accadendo anche nei settori tradizionali, da sempre contrari a permettere ai propri dipendenti di lavorare da remoto. Un esempio sono gli studi legali. Ho sentito dire che, per il futuro, vedono i luoghi di lavoro principalmente come sale riunioni e spazi aperti per incontri con i clienti. E non ci sarà bisogno di scrivanie per i dipendenti che svolgono il proprio lavoro da remoto (ottenendo, allo stesso tempo, il vantaggio di evitare i trasporti pubblici ed il tempo perso al traffico).

Ciò potrebbe significare una grande trasformazione per molte aziende. Negli Stati Uniti, è abbastanza normale che le persone lavorino da casa, almeno saltuariamente. Gli orari che prevedono tre giorni in ufficio e due a casa sono piuttosto comuni. Tuttavia, se consideriamo altri paesi, ad esempio il Giappone, tutti vanno in ufficio ogni giorno. In questi ambienti, il lavoro da casa sarà molto difficile da attuare. Questo dovrà essere preso in seria considerazione da amministratori e dirigenti d’azienda per trovare la migliore soluzione per tutti.

5. I tempi per ripensare agli spazi condivisi sono maturi

Ovviamente, ciò segna la fine dell’ufficio aperto e dei cubicoli, almeno per ora, ma questi non sono gli unici spazi condivisi. I marciapiedi non sono progettati per il distanziamento sociale. Affinché le persone possano incrociarsi in sicurezza, devono essere più larghi. Oppure è necessario un nuovo sistema di circolazione per far fluire tutti in una direzione o nell’altra. I mezzi di trasporto pubblico sono costantemente classificati come preoccupanti dalle persone, che temono che la mancanza di una pianificazione del distanziamento le esponga al rischio di contrarre il virus. Quando gli amministratori pensano all’interno di un edificio, devono anche considerare gli spazi da percorrere per raggiungerli e renderli altrettanto sicuri per i dipendenti per affrontare il rientro sul posto di lavoro.

6. Gli sviluppi futuri renderanno gli spazi ancora più sicuri

In Autodesk stiamo riprogettando il nostro luogo di lavoro per garantire salute e sicurezza e, proprio come noi, le aziende di tutto il mondo stanno immaginando e creando tecnologie che renderanno gli spazi di lavoro ancora più sicuri di quanto possiamo prevedere. È troppo presto per fare degli esempi, ma sappiamo di aziende che stanno lavorando su invenzioni per l’igienizzazione delle persone e dei componenti dell’ufficio in modi che mai avremmo immaginato. Altre aziende stanno prendendo in considerazione l’uso di droni o robot per la pulizia.

Lo spazio del tuo ufficio attuale e l’ambiente che lo circonda possono, con la tecnologia e l’immaginazione, avere la stessa flessibilità dei tuoi dipendenti. Questa è la natura della resilienza e consentirà alle aziende di poter affrontare qualunque cosa accada.