Entwürfe vorstellen leicht gemacht! So bringen Maschinenbauer ihre Ideen problemlos rüber

Wenn es Ihnen wie den meisten Maschinenbauingenieuren geht, haben Sie sich für diese Fachrichtung entschieden, weil Sie gern Probleme lösen und Dinge bauen. Das ist der unterhaltsame, interessante Teil der Arbeit. Aber neben diesem äußerst attraktiven Aufgabenbereich müssen wir in unserem Arbeitsalltag auch andere, eher unerfreuliche Herausforderungen meistern: zum Beispiel das Vorstellen von Entwürfen.

Unabhängig davon, ob Sie sich bei den Business Angels um Gründerfinanzierung bewerben oder Ihre Vorgesetzten über ein laufendes Projekt informieren: Das Vermitteln von technischen Informationen – gerade gegenüber Nichttechnikern – stellt Maschinenbauer vor eine enorme Herausforderung. Wenn Sie bei Ihrem Vortrag jedoch die folgenden Tipps beachten, steht einer reibungslosen Präsentation nichts im Wege.

Wer ist Ihre Zielgruppe?

Dies ist die entscheidende Frage, die Sie sich bei der Vorbereitung einer Entwurfspräsentation beantworten müssen. Wann immer Sie technische Informationen vorstellen, müssen Sie sich bewusst sein, wie viel Fachwissen Sie bei Ihrem Publikum voraussetzen können. Präsentieren Sie Ihren Entwurf potentiellen Investoren oder der Unternehmensführung, sollten Sie einen allgemeineren Ansatz verfolgen, sich auf das große Ganze konzentrieren und die technischen Details auf ein Minimum beschränken. Das gilt auch, wenn es sich bei den Anwesenden zwar um ausgebildete Maschinenbauingenieure handelt, diese aber seit Jahren nichts mehr selbst entworfen haben. Wenn Sie Ihr Laien-Publikum mit zu vielen technischen Daten bombardieren, werden die Zuhörer abschalten und an angenehmere Dinge denken, beispielsweise an ihre Pläne für den Abend oder das nachmittägliche Meeting auf dem Golfplatz.

Vor Kurzem habe ich miterlebt, wie ein Maschinenbauer bei einem Gerichtsverfahren als Sachverständiger aussagte. Seine Ausführungen zu dreiachsigen Beschleunigungssensoren und Momentarmen waren Musik in meinen Ohren. Dank seiner hervorragenden kommunikativen Fähigkeiten konnten ihm aber auch die anderen Anwesenden, von denen keiner über eine technische Ausbildung verfügte, mühelos folgen. Er hielt seine Erklärungen eher einfach, vermittelte seinen Zuhörern aber niemals das Gefühl, sie seien unwissend oder ihm unterlegen. Und entsprechend souverän und überzeugend wirkte seine Aussage.

Besteht Ihr Publikum jedoch aus anderen Ingenieuren, können Sie technische Sachverhalte, also das, worüber Sie wirklich gern sprechen, detailliert ausführen, ohne befürchten zu müssen, die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu verlieren.

„Bei einer Präsentation für Fachkollegen ist man auf der Suche nach Vorschlägen und Anregungen, wie man seinen Entwurf verbessern und besser herstellbar machen kann“, erklärt Elise Moss, Senior Mechanical Engineer bei Newisys. „Wenn sie im selben Unternehmen tätig sind, arbeiten Ihre Zuhörer vielleicht an ähnlichen Projekten und verfügen vielleicht über Bauteile, Baugruppen oder zugekaufte Komponenten, die Sie ausschlachten können, um Ihr Projekt leichter oder preiswerter herstellbar zu machen. Wenn Sie Ihren Vortrag für andere Ingenieure halten, geht es also darum, Ideen zur Verbesserung Ihres Entwurfs zu sammeln.“

Was macht Ihr Produkt aus?

Je nach Publikum müssen Sie sich im Anschluss an eine Entwurfspräsentation auch unterschiedlichen Fragen stellen. Je besser Sie sich also mit allen Aspekten der Materie auskennen, umso besser sind Sie auf Rückfragen vorbereitet.

Alternative Konzepte (besonders preisgünstigere Optionen, falls sich unter Ihren Zuhörern gewinnorientierte Manager oder Leute aus der Finanzabteilung befinden), Materialien, Produktionsressourcen, mögliche Zulieferer oder Anbieter, Sicherheitsrisiken, Zeitpläne – all das kann hinterfragt werden. Sie müssen bei Ihrer Präsentation nicht auf all diese Themen eingehen, sollten die entsprechenden Informationen jedoch parat haben. Wenn Sie sich umfassendes Hintergrundwissen zu Ihrem Entwurf aneignen und das Thema passend für Ihr Zielpublikum aufbereiten, müssen Sie keine Angst mehr vor Fragen haben.

Aber was, wenn jemand eine Frage stellt, auf die Sie trotz guter Vorbereitung – zumindest in diesem Moment – keine Antwort wissen? Am Anfang meiner Karriere musste ich eine Präsentation für den Leiter einer Behörde halten. Er war für seine Unbeherrschtheit und seine Ungeduld mit schwafelnden Ingenieuren bekannt. Nachdem ich mit angesehen hatte, wie er einen Kollegen aufgrund seines mangelnden Fachwissens niedermachte, war mir meine Strategie klar. Als ich eine Frage nicht beantworten konnte, erwiderte ich, dass mir die Informationen in diesem Augenblick nicht vorlägen, ich sie aber so schnell wie möglich nachreichen würde. Mit dieser Auskunft war der Auftraggeber zufrieden und ich konnte das Rednerpult erhobenen Hauptes verlassen.

Und die Moral von der Geschicht: Suchen Sie aktiv nach der fehlenden Antwort und geben Sie der fragenden Person schnellstmöglich eine Rückmeldung. Wenn Sie nur herumdrucksen, vermittelt das im schlimmsten Fall den Eindruck, Sie hätten etwas zu verbergen bzw. wird man im besten Fall vielleicht einfach davon ausgehen, Sie hätten sich nicht gut auf die Präsentation vorbereitet. Beides nicht ideal, oder?

Welche Präsentationstechnik eignet sich für das Thema?

Wer den Weg des geringsten Widerstandes geht und eine der allgegenwärtigen Microsoft-PowerPoint-Präsentationen erstellt, liest seinem Publikum am Ende meist nur stichpunktartige Listen mit geringem Informationsgehalt vor. Nicht umsonst hinterfragen Experten den Nutzen solcher Präsentationen.

Keine Frage: PowerPoint eignet sich durchaus für Präsentationen, wenn Sie sich an die wichtigste Regel halten: Lesen Sie Ihre Folien nicht vor. Bereiten Sie einen Vortrag vor, der die wichtigsten Informationen enthält. Verwenden Sie die Folien nur, um grundlegende Eckpunkte zu präsentieren, und bauen Sie Ihren Vortrag als Erzählung mit Spannungsbogen auf.

Natürlich bringen Ingenieure meist mehr zustande als eine Diashow: Setzen Sie zur Veranschaulichung Ihrer Entwürfe auf 3D-Grafiken, Computeranimationen oder vielleicht sogar auf Prototypen aus dem 3D-Drucker. Ingenieure verfügen über eine herausragende Gabe zur Visualisierung. Wenn Sie also einen Entwurf vorstellen, sollten Sie genau auf diese Stärke setzen, um es anderen, die dieses Talent nicht haben, leichter zu machen.

Wenn Scott Wertel von Wertel Enterprises, LLC seinen Auftraggebern aus der Industrie einen Entwurf vorstellt, ist Visualisierung der Schlüssel zum Erfolg. Er empfiehlt: „Teilen Sie, wenn möglich, Ihren Bildschirm mit Ihrem Publikum, damit Sie das Modell live visualisieren können. Blenden Sie Dinge ein und aus, damit Ihr Auftraggeber sich einen konkreten Eindruck verschaffen kann. Legen Sie Ihren Schwerpunkt bei Erläuterungen auf Dinge, die den Auftraggeber interessieren: ‚Der Maschinist steht hier. Diesen Weg nimmt das Produkt durch die Maschine. Der Maschinist hat folgende Aufgaben. Das macht die Maschine besser und sicherer. So viel werden Sie produzieren können.‘ Außerdem ist es sehr hilfreich, wenn ich eine Person in den Entwurf einbezogen habe. So können sich die Auftraggeber vorstellen, wie sich ein Mensch an dem Gerät bewegt.“

Vorbereiten, Verinnerlichen, Vortragen

Nicht jedem wurde rhetorische Gewandtheit in die Wiege gelegt – auch wenn man sein Thema noch so gut kennt. Der sogenannten Redeangst beugen Sie am besten durch sorgfältige Vorbereitung vor: Verinnerlichen Sie Ihr Thema! Eine gute Vorbereitung stärkt Ihr Selbstbewusstsein und natürlich ist es unerlässlich, dass Sie Ihre Präsentation probehalber ein paar Mal für Kollegen und Freunde halten.

Die Vorbereitung geht aber noch weiter! Falls Sie die Gelegenheit haben, sollten Sie sich zuvor mit den Örtlichkeiten und der vorhandenen Technik vertraut machen. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt angeschlossen ist und reibungslos funktioniert. Es kann einen riesigen Unterschied machen, ob Sie zu Beginn Ihrer Rede den Beamer selbstbewusst einschalten und problemlos in das Thema einsteigen, oder ob Sie erst gegen die Tücken der Technik kämpfen müssen und so aus dem Konzept gebracht werden.

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit regelmäßig Entwürfe vorstellen müssen, sollten Sie Reden zu Ihrer Stärke machen. Falls Sie kein Naturtalent sind, sollten Sie hart daran arbeiten. Belegen Sie einen Kurs an der Volkshochschule oder nehmen Sie an den Treffen der Toastmasters-Clubs teil, die sich der Förderung der Redekunst widmen und in vielen deutschen Städten vertreten sind. Wenn Sie nicht imstande sind, anderen (besonders Nichttechnikern) die entscheidenden Aspekte Ihres Designs zu vermitteln, nützt Ihnen kein noch so großartiger Entwurf – Sie könnten genauso gut mit einem leeren Blatt Papier vor Ihrem Publikum stehen.